IT用語集 2022/12/08

保育ICTシステムとは？業務支援ツールの導入を成功させるポイントを解説

コラム

クラウドサービスの利用拡大やテレワークの普及により、業界・業種を問わずICT（情報通信技術）の活用が進んでいます。その流れは保育園や幼稚園にも及び、日々の記録・連絡・事務を「紙と電話中心」で回し続けることの負荷が、現場の課題として見えやすくなってきました。

保育ICTシステムは、園の運営と保育の質を支えながら、職員と保護者のコミュニケーションを滑らかにするための仕組みです。一方で、導入すれば自動的に改善するものではなく、運用設計・セキュリティ・周知を含めた準備が成否を分けます。

この記事では、保育ICTシステムの概要、主な機能、導入メリット、成功のポイントに加え、費用面で利用できる可能性がある支援制度の考え方までを整理します。

保育ICTシステムとは

この章では、保育ICTシステムの定義と、保育園・幼稚園の業務で「何を支えるための仕組みか」を整理します。

「保育ICTシステム」とは、保育園・幼稚園の日々の運営を効率化し、職員間および保護者との情報共有を円滑にするためのシステムです。園児情報の管理、記録（連絡帳・日誌など）、連絡配信、請求や帳票作成など、複数の業務をまとめて支える“業務基盤”として導入されることが多いのが特徴です。

保育園向けと幼稚園向けで、求められる機能に違いが出る場面はありますが、実務上は「記録」「連絡」「事務」「安全・安心」を支える基本機能が重なるケースが多く、施設の運営形態（預かり時間、給食提供、バス運行、自治体提出書類など）に合わせて必要機能を見極めることが重要です。

保育園ICTシステムとは

保育園は子どもを長時間預かることが多く、健康状態や食事、午睡（昼寝）などの情報を「その日のうちに確実に残し、共有できる」運用が求められます。給食がある園では、アレルギー情報や献立の共有、緊急連絡先の管理、登降園記録などが日々の安全運用に直結します。

幼稚園ICTシステムとは

幼稚園は教育的要素が強い施設としての性格を持つため、教育カリキュラムや活動計画の共有、行事・イベントの案内、保護者への配布物やスケジュール共有が中心になることがあります。一方で、連絡の一斉配信や欠席連絡の受付など、保護者コミュニケーションの要件は共通して重要です。

保育ICTシステムが提供する主な機能

この章では、保育ICTで何ができるのかを「現場業務の単位」で整理し、導入検討時に不足や過剰を判断できるようにします。

保育ICTシステムは、パソコン、タブレット、スマートフォンなどから利用され、紙・口頭・電話・バラバラな台帳で行っていた業務を、入力・共有・検索しやすい形に寄せていきます。一般的に提供される代表的な機能は次のとおりです（製品により範囲や強弱は異なります）。

園児情報管理：基本情報、緊急連絡先、アレルギー、健康情報、保護者情報などの管理
健康・生活記録：検温、排便、食事、午睡、投薬依頼の確認など（園の運用に応じて）
連絡帳・メッセージ：連絡帳の電子化、欠席・遅刻・早退の連絡受付、個別連絡
お知らせ配信：おたより・緊急連絡の一斉配信、既読確認、アンケート配信・回収
写真共有・販売：写真の共有、注文・決済・配送（外部サービス連携を含む）
登降園管理：登降園時刻の記録、延長保育の集計など（園の制度に応じて）
請求管理：保育料・教材費などの計算、請求書発行、入金管理（園の制度に応じて）
勤怠・シフト：職員の出退勤、休暇申請、シフト作成・共有
帳票・報告：自治体提出書類や園内報告の作成支援（形式・提出要件により異なる）
園バス関連：運行状況や到着目安の共有（バス運用がある場合）

ここで重要なのは、「多機能であること」よりも、「園の業務フローと合っていること」です。入力箇所が増えるだけ、通知が増えるだけ、といった状態にならないよう、現場の流れに合わせた設計が欠かせません。

保育ICTシステムが導入されていない場合に起こりがちな課題

この章では、ICT未導入の状態で発生しやすい非効率やリスクを「何が困るのか」という観点で具体化します。

保育ICTシステムが導入されていない場合、日々の業務が必ずしも破綻するわけではありません。ただし、情報の扱いが「紙」「口頭」「電話」「個人のメモ」に分散しやすく、園児数・職員数・保護者対応が増えるほど、次のような負荷やリスクが顕在化しやすくなります。

転記・二重入力が増える：紙に書いた記録を別台帳に写す、集計のために入力し直すなど
検索が難しい：過去の連絡、アレルギー情報、緊急連絡先などが必要なときにすぐ出ない
引き継ぎ漏れが起きやすい：職員交代時に最新情報が伝わらず、対応が遅れる
緊急時の連絡が詰まる：電話が集中し、連絡が行き届かない・確認が取れない
ヒューマンエラーが蓄積する：うっかり忘れ、見落とし、記入ミス、配布漏れが起きやすい

これらは「現場が頑張って回している」ほど表面化しにくい一方、繁忙期・人員不足・行事集中などのタイミングで一気に負荷が跳ね上がる傾向があります。ICT化は、こうした“構造的に起こりやすい負荷”を、仕組み側で受け止める選択肢といえます。

保育ICTシステムは職員の業務効率化につながるのか

この章では、「なぜ効率化につながるのか」を、単なるメリット列挙ではなく、作業の変化として説明します。

保育ICTシステムは、入力や共有が楽になるだけでなく、情報の流れを「止まりにくくする」点に価値があります。特に、記録・連絡・事務の3領域で効果が出やすい一方、運用設計が弱いと入力負担が増えて逆効果になることもあるため、導入前に「どの作業をどう変えるか」を明確にする必要があります。

一元的な情報管理で「探す・聞く・写す」を減らす

園児の基本情報、保護者連絡先、アレルギー、連絡履歴などを一元管理できると、「探す」「確認する」「同じ情報を何度も書く」作業が減ります。紙のファイルや複数台帳に分散していると、必要な情報が見つからない・探す時間が読めない、といったムダが発生しやすいため、検索性の改善は現場の体感に直結します。

記録が“その場で共有できる”ことで引き継ぎが滑らかになる

検温や排便、午睡などの記録をその場で入力・共有できると、転記の手間や誤記のリスクを抑えやすくなります。特に、シフト交代がある現場では、最新情報が共有されるタイミングが重要であり、記録が閉じたままだと引き継ぎ漏れが起こりやすくなります。

連絡の受け口を整え、朝の電話集中を避ける

欠席・遅刻・早退、預かり時間変更などの連絡がオンライン化されると、朝の電話集中による業務の詰まりを緩和しやすくなります。加えて、配信の既読確認や一斉配信ができる場合、連絡が“伝わったかどうか”の確認がしやすくなり、確認作業の戻りを減らせます。

請求・帳票の集計作業を“人の手”から切り離す

請求管理や帳票作成支援がある場合、毎月・毎期の集計や転記作業を軽減しやすくなります。ただし、自治体提出書類は形式や要件が変わることがあるため、「必ず自動化できる」とは限りません。園が求める帳票と、システムが出力できる形式の適合を、導入前に確認することが重要です。

「見える化」と「セキュリティ対策」は別物として考える

管理画面で状況が見えることは、運用改善の大きな助けになります。一方で、「見える」だけでは不正アクセスや情報漏えいを防げません。ID管理、権限設計、端末管理、ログの取り扱い、委託先管理など、情報を守る設計は別途必要です。

保育ICTシステムを導入するメリット

この章では、園運営・職員・保護者それぞれの視点でメリットを整理し、「どの価値を優先するか」の判断材料を示します。

ICTシステムの導入は、業務効率化だけでなく、情報の正確性・即時性を高め、結果として安全運用や保護者対応の品質を支えることにつながります。ただし、メリットは園の運用形態や体制によって出方が異なるため、導入目的と優先順位をはっきりさせたうえで評価することが重要です。

施設運営のメリット

情報が一元化されることで、事務作業の見通しが立ちやすくなり、印刷・配布・回収・集計といった“周辺作業”を減らしやすくなります。紙中心の運用では、書類の保管や検索、配布漏れの対応など、見えにくいコストが積み上がりやすいため、運営全体の負荷を構造的に下げられる点がメリットになります。

園の職員のメリット

転記や確認の時間が減ると、園児と向き合う時間を確保しやすくなります。さらに、記録や共有が整うことで、職員間の連携が取りやすくなり、引き継ぎ漏れや判断のブレを減らす方向に働きます。働き方の面でも、作業が特定の職員に偏る状態を見直すきっかけになります。

保護者のメリット

連絡の受け口が整うことで、朝の忙しい時間帯の連絡がしやすくなり、配布物や急な連絡も受け取りやすくなります。園の発信が届きやすくなることは、保護者の安心感につながる一方、通知や配信が多すぎると負担にもなるため、運用のバランスが重要です。

保育ICTシステムの導入を成功させるポイント

この章では、導入を「買って終わり」にしないための要点を、設計・運用・周知・セキュリティの観点でまとめます。

保育ICTシステムは、導入しただけで自動的に改善するものではありません。園の業務に合わせて「どの情報を、誰が、いつ入力し、どこに共有し、どこで確認するか」を定めることで、初めて現場に馴染みます。成功させるためのポイントは次のとおりです。

目的と範囲を先に決める

まず、「何を改善したいのか」を具体化します。たとえば「欠席連絡の電話集中を減らす」「連絡帳の記入・回収を電子化する」「請求集計の作業を減らす」など、現場の痛点に紐づく目的を置くと、導入後の評価もしやすくなります。目的が曖昧なまま多機能を追うと、入力負担だけが増える失敗につながりやすくなります。

リーダーが“運用ルール”を決め、守る

園長や主任などが変革の意思を明確にし、運用ルールを定めることが重要です。特に「入力のタイミング」「未入力時の扱い」「確認責任の所在」が曖昧だと、システムがあっても情報が整いません。リーダーが率先して使い、現場の迷いを減らすことが、定着の近道になります。

入力を増やすのではなく“転記を消す”設計にする

ICT化で陥りやすいのが、紙の運用をそのまま残したまま、さらにシステム入力を追加してしまう状態です。導入時は、紙→転記→集計のどこをやめるのか、現場の作業として整理し、二重運用の期間を必要最小限に抑える計画が重要です。

セキュリティは「製品の機能」だけでなく運用で決まる

保育施設では園児や保護者の個人情報を扱うため、セキュリティは必須要件です。具体的には、職員アカウントの管理（退職・異動時の停止）、権限設計（誰が何を見られるか）、端末の取り扱い（紛失時対応、画面ロック、持ち出しルール）、委託先管理（データの取り扱い）など、運用ルールが欠かせません。システム選定時には、認証方式や権限、監査ログ、データ保管場所など、確認ポイントを洗い出して比較することが重要です。

保護者への説明は「何が便利になるか」と「何を守るか」をセットで行う

保護者向けには、利用方法だけでなく、個人情報の取り扱い（閲覧範囲、写真の扱い、通知の方法など）を明確に説明することが重要です。メリットだけでなく、園としての安全配慮を示すことで、不安の芽を減らしやすくなります。

段階導入で“詰まり”を潰しながら広げる

いきなり全機能を使い始めるより、影響範囲が大きいところ（連絡・配信、欠席連絡など）から段階的に導入し、現場の詰まりを解消しながら対象を広げる方が定着しやすくなります。導入後の問い合わせ対応、マニュアル整備、研修時間の確保も計画に含めておくと、現場の負荷が読めます。

保育ICTシステム導入に使える可能性がある補助金・支援制度

この章では、支援制度を「何が対象になりやすいか」「どこで確認すべきか」という実務観点で整理します。

保育施設のICT化は、国の施策や自治体の制度として支援対象になることがあります。ただし、制度名・対象経費・上限額・申請要件は年度や自治体で変わるため、「この制度が必ず使える」と断定せず、必ず最新情報を確認することが前提です。

自治体の「保育所等におけるICT化推進事業」等

自治体によっては、認可保育所等のICT化を支援する補助制度（要綱）を設けている場合があります。たとえば、川崎市でも「認可保育所等におけるICT化推進事業」の要綱が公開されています。対象経費や要件は自治体ごとに異なるため、所在地の自治体が公開している要綱・募集案内を確認することが重要です。

参考：川崎市の要綱（認可保育所等におけるICT化推進事業）【更新日：2025年4月18日】

IT導入補助金等（中小企業向け支援）の活用可能性

園の運営主体が中小企業・小規模事業者に該当する場合、業務効率化のためのITツール導入支援が検討対象になることがあります。たとえば「IT導入補助金2025（サービス等生産性向上IT導入支援事業）」は公式サイトが公開されており、制度の枠組みや手続き情報が提示されています。園の形態（法人種別）や導入するツールの登録状況などによって適用可否が変わるため、公式情報と支援事業者の説明を突き合わせて判断するのが安全です。

なお、補助制度は年度によって名称や内容が変わる可能性があります。公募の有無や制度の置き換えが議論されることもあるため、必ず当該年度の公式情報を確認してください。