属人化とは？ 10分でわかりやすく解説

特定の個人に業務が偏ってしまう『属人化』は、組織にとって大きなリスクとなります。この記事では、属人化とは何か、その問題点や解決方法について、10分でわかりやすく解説します。属人化を放置することで生じる業務効率の低下やノウハウの喪失といったリスクを理解し、対策を講じることで、組織の生産性向上と事業継続性の確保につなげることができます。

属人化とは何か？

属人化の定義と意味

属人化という言葉は、「属する」と「人」を組み合わせた造語です。業務やプロセスが特定の個人に帰属し、その人物なしでは円滑に遂行できない状態を表しています。属人化が進むと、組織の機能が個人の能力に大きく左右されるようになり、安定的な運営が困難になります。属人化は、組織の持続的な成長や発展を阻害する要因の一つとして認識されています。

属人化が起こる原因と背景

属人化が発生する主な原因としては、以下のようなものが挙げられます。

1. 業務の標準化やマニュアル化が不十分
2. スキルや知識の共有が図られていない
3. 特定の個人に業務が集中している
4. 人材育成や後継者の計画的な育成が不足している

これらの要因が複合的に作用することで、組織内の業務やスキルが特定の個人に偏在する状況が生まれます。属人化は、組織の規模や業種を問わず、様々な場面で起こり得る課題です。

属人化がもたらすリスクと影響

属人化が進行すると、組織運営に以下のようなリスクや影響が生じる可能性があります。

これらのリスクや影響を最小限に抑えるためには、属人化の解消に向けた取り組みが不可欠です。業務の標準化やマニュアル化、スキルや知識の共有、計画的な人材育成などを通じて、属人化のリスクを軽減していくことが求められます。

属人化の具体的な事例

属人化が発生する具体的な事例としては、以下のようなケースが考えられます。

• 特定のプログラマーにしかメンテナンスできないレガシーシステムがある
• 長年の経験を持つベテラン社員しか対応できない顧客対応業務がある
• 独自の手法で業務を遂行している社員がおり、他の社員が同じ業務を引き継げない
• 特定の営業担当者しか持っていない顧客情報や商談ノウハウがある

これらの事例に共通しているのは、業務遂行に必要な知識やスキルが特定の個人に集中しており、その個人なしでは業務が円滑に進まない点です。属人化の解消に向けては、これらの事例を洗い出し、対策を講じていくことが重要となります。

属人化の問題点と課題

属人化による業務効率の低下

属人化が進むと、業務の遂行が特定の個人の能力に大きく依存するようになります。その結果、業務の効率性が低下し、生産性の向上が困難になる可能性があります。属人化された業務では、担当者の作業スピードや判断力に左右されるため、組織全体としての業務の最適化が図りにくくなるのです。

また、属人化が進んだ状態では、担当者が不在の際に業務が滞るリスクが高まります。特定の個人に業務が集中している場合、その人物の急な欠勤や退職によって、業務の継続性が脅かされる恐れがあるのです。このような事態を避けるためにも、属人化の解消に向けた取り組みが求められます。

属人化がチームワークに与える悪影響

属人化は、チームワークの阻害要因にもなり得ます。業務やスキルが特定の個人に偏在している状況では、他のメンバーとの協力や連携が困難になる傾向があります。属人化された業務を担当する個人は、自身の業務に専念するあまり、他のメンバーとのコミュニケーションや情報共有が疎かになりがちです。

また、属人化が進むと、チーム内の業務分担が不均等になる可能性があります。特定の個人に業務が集中することで、他のメンバーの能力が十分に活用されない状況が生まれるのです。このようなアンバランスな業務分担は、チームの士気や生産性に悪影響を及ぼす可能性があります。属人化の解消に向けては、業務の標準化やスキルの共有を通じて、チームワークの向上を図ることが重要です。

属人化が引き起こす情報共有の難しさ

属人化が進行すると、業務に関する情報やノウハウの共有が困難になる傾向があります。属人化された業務では、担当者個人の経験や知識に基づいて業務が遂行されるため、その情報が他のメンバーに伝わりにくくなるのです。情報共有の不足は、業務の引き継ぎや後継者育成の障壁となり、組織の継続性に影響を与える可能性があります。

また、属人化された状態では、担当者の交代や退職によって、貴重なノウハウが失われるリスクが高まります。長年蓄積された知識やスキルが共有されていない場合、担当者の離職とともにそれらが消失してしまう恐れがあるのです。このような事態を防ぐためにも、業務の標準化やマニュアル化を進め、情報共有の仕組みを整備することが求められます。

属人化による組織の脆弱性

属人化は、組織の脆弱性を招く要因の一つとなります。業務やスキルが特定の個人に依存している状態では、その個人の離職や長期休暇によって、組織の機能が大きく低下する可能性があります。属人化された業務を担当する個人が不在になった場合、代替要員の確保や業務の引き継ぎが難しくなり、組織運営に支障をきたすリスクが高まるのです。

また、属人化が進んだ組織では、新たな人材の育成や活用が困難になる傾向があります。特定の個人に業務が集中している状況では、新入社員や若手社員に十分な機会や経験を与えることが難しくなります。その結果、組織の継続性や発展性が阻害され、将来的な競争力の低下につながる可能性があります。属人化の解消に向けては、計画的な人材育成と多様なスキルの確保が不可欠です。

属人化を解消するための方法

業務プロセスの標準化と文書化

属人化を解消するための第一歩は、業務プロセスの標準化と文書化に取り組むことです。業務手順やルールを明確に定義し、マニュアルや手順書として文書化することで、誰もが一定の品質で業務を遂行できるようになります。標準化された業務プロセスに基づいて作業を行うことで、属人化によるリスクを軽減し、組織全体の生産性向上につなげることができるでしょう。

業務プロセスの文書化においては、以下のような点に留意することが大切です。

• 業務の目的や達成すべき目標を明確に記述する
• 作業手順や必要な情報、ツールなどを詳細に説明する
• 例外的な状況への対処方法や注意点を盛り込む
• 文書の更新や改訂のプロセスを定めておく

これらの点を踏まえて業務プロセスを文書化することで、属人化の解消に向けた基盤を築くことができます。

知識共有の仕組みづくりとナレッジマネジメント

属人化を解消するためには、組織内の知識やノウハウを共有する仕組みづくりが不可欠です。ナレッジマネジメントの手法を活用し、暗黙知を形式知に変換することで、個人に蓄積された知識を組織全体で活用できるようになります。具体的には、社内ウィキやナレッジデータベースの整備、定期的な勉強会や情報共有会議の開催などが有効でしょう。

知識共有の仕組みづくりにおいては、以下のようなポイントを押さえることが重要です。

• 知識やノウハウを記録・蓄積するためのプラットフォームを用意する
• 知識の共有を促進するための社内文化や風土を醸成する
• 知識共有の取り組みを評価・表彰する仕組みを設ける
• ナレッジマネジメントの推進体制を整備する

これらの取り組みを通じて、属人化されていた知識やスキルを組織全体で共有し、活用していくことが可能となります。

クロストレーニングによるスキルの多様化

属人化を解消するためには、特定の個人に業務が集中しないよう、スキルの多様化を図ることが重要です。クロストレーニングの手法を活用し、社員が複数の業務を習得できるようにすることで、人的リソースの柔軟な配置と活用が可能になります。各部門や職種の垣根を越えて、幅広いスキルを身につけることを奨励しましょう。

クロストレーニングを効果的に進めるためには、以下のような取り組みが有効です。

• 社員のスキルマップを作成し、スキルの偏りを可視化する
• 計画的なジョブローテーションを実施し、多様な経験を積ませる
• 社内でのOJTや研修プログラムを充実させる
• 自己啓発やスキルアップを支援する制度を整備する

これらの施策を通じて、社員一人ひとりが多様なスキルを身につけ、属人化のリスクを低減していくことができるでしょう。

組織風土の改善とコミュニケーションの活性化

属人化を解消するためには、組織風土の改善とコミュニケーションの活性化も欠かせません。情報共有やチームワークを重視する組織文化を醸成することで、属人化を生み出す要因を取り除くことができるでしょう。部門間の連携強化や、上下のコミュニケーションを円滑にする取り組みが求められます。

組織風土の改善とコミュニケーション活性化のためには、以下のような施策が有効でしょう。

• 経営層からの明確なメッセージ発信とリーダーシップの発揮
• 部門横断的なプロジェクトやタスクフォースの編成
• 社内コミュニケーションツールの積極的な活用
• 社員同士の交流を促進するイベントや施策の実施

これらの取り組みを通じて、属人化を生み出す組織の閉鎖性や硬直性を打破し、協力と連携を重視する風土を醸成することが可能となります。組織全体でコミュニケーションを活性化し、情報共有を促進することで、属人化の解消に寄与することができるでしょう。

属人化対策の効果と期待される結果

業務の効率化と生産性の向上

属人化を解消することで、業務プロセスの標準化や知識共有が進み、組織全体の業務効率が向上します。特定の個人に依存せず、誰もが一定の品質で業務を遂行できるようになることで、生産性の向上が期待できます。また、属人化の解消により、業務の停滞リスクが軽減され、円滑な業務遂行が可能となるでしょう。

リスク管理の強化と事業継続性の確保

属人化は、特定の個人の不在や離職によって業務が停滞するリスクをはらんでいます。属人化対策を講じることで、このようなリスクを軽減し、事業の継続性を確保することができます。業務プロセスの文書化や知識の共有を進めることで、担当者の交代や退職があっても、円滑に業務を引き継ぐことが可能となります。

組織の柔軟性と適応力の向上

属人化が解消され、社員が多様なスキルを身につけることで、組織の柔軟性と適応力が向上します。状況の変化や新たな課題に対して、適切な人材を迅速に配置できるようになることで、環境変化への対応力が高まるでしょう。また、クロストレーニングによってスキルの多様化が図られることで、人的リソースの有効活用が可能となります。

社員のモチベーションとエンゲージメントの改善

属人化対策を通じて、社員のスキルアップや自己啓発が促進されることで、モチベーションとエンゲージメントの向上が期待できます。多様な業務を経験し、新たな知識やスキルを習得することで、社員の仕事に対する満足度や意欲が高まるでしょう。また、組織風土の改善やコミュニケーションの活性化により、社員同士の連携や一体感が強化され、エンゲージメントの向上につながります。

属人化対策は、組織の生産性向上やリスク管理、社員のモチベーション改善など、多岐にわたる効果が期待できます。体系的かつ継続的な取り組みを通じて、属人化のリスクを軽減し、組織の持続的な成長と発展を実現していくことが重要です。

まとめ

属人化とは、特定の個人に業務やスキルが偏って依存してしまう状態を指します。属人化が進むと、組織の生産性や効率性が低下し、リスク管理や事業継続性に悪影響を及ぼします。属人化を解消するためには、業務プロセスの標準化と文書化、知識共有の仕組みづくり、クロストレーニングによるスキルの多様化、組織風土の改善とコミュニケーションの活性化などの取り組みが重要です。これらの対策を通じて、業務の効率化や生産性向上、リスク管理の強化、組織の柔軟性と適応力の向上、社員のモチベーションとエンゲージメントの改善などの効果が期待できるでしょう。