属人化とは？ 10分でわかりやすく解説

特定の個人に業務が偏ってしまう「属人化」は、組織にとって見過ごせないリスクです。この記事では、属人化とは何か、その問題点や背景、そして具体的な解消方法までを、約10分でわかりやすく解説します。属人化を放置することで生じる業務効率の低下やノウハウの喪失といったリスクを理解し、対策を講じることで、組織の生産性向上と事業継続性の確保につなげていきましょう。

属人化とは何か？

属人化の定義と意味

「属人化」という言葉は、「属する」と「人」を組み合わせた造語で、業務やプロセスが特定の個人に帰属し、その人物なしでは円滑に遂行できない状態を指します。

属人化が進むと、組織全体の機能が個人のスキルや経験に大きく左右されるようになり、安定的な運営が難しくなります。これは、組織の持続的な成長や発展を阻害する要因のひとつとして、多くの企業で問題視されています。

属人化が起こる原因と背景

属人化が発生する主な原因としては、以下のようなものが挙げられます。

1. 業務の標準化やマニュアル化が不十分で、手順が個人の裁量に委ねられている
2. スキルや知識の共有が仕組みとして行われておらず、属人的なノウハウに留まっている
3. 特定の個人に業務が集中し、意図せず「その人に任せる」のが前提になっている
4. 人材育成や後継者育成の計画が不足し、代替要員が育っていない

これらの要因が複合的に作用することで、組織内の業務やスキルが特定の個人に偏在する状況が生まれます。属人化は、組織の規模や業種を問わず、あらゆる現場で起こり得る普遍的な課題です。

属人化がもたらすリスクと影響

属人化が進行すると、組織運営に以下のようなリスクや影響が生じる可能性があります。

こうしたリスクや影響を最小限に抑えるには、属人化の解消に向けた体系的な取り組みが不可欠です。業務の標準化やマニュアル化、スキルや知識の共有、計画的な人材育成を通じて、属人化のリスクを段階的に軽減していくことが求められます。

属人化の具体的な事例

属人化が発生する具体的な事例としては、以下のようなケースが考えられます。

• 特定のプログラマーにしかメンテナンスできないレガシーシステムを抱えている
• 長年の経験を持つベテラン社員だけが対応できる重要顧客の窓口業務がある
• 独自の手法で業務を遂行している社員がおり、他の社員が同じ品質で業務を引き継げない
• 特定の営業担当者しか把握していない顧客情報や商談ノウハウが社内に存在する

これらの事例に共通しているのは、業務遂行に必要な知識やスキルが特定の個人に集中しており、その個人なしでは業務が円滑に進まないという点です。属人化の解消に向けては、このような事例を洗い出し、優先度の高い業務から計画的に対策を講じていく必要があります。

属人化の問題点と課題

属人化による業務効率の低下

属人化が進むと、業務遂行が特定の個人の能力やコンディションに大きく依存するようになります。その結果、業務プロセス全体の効率性が低下し、生産性を継続的に高めることが難しくなります。

属人化された業務では、担当者のスピードや判断力に頼らざるを得ないため、業務のボトルネックが発生しやすくなります。また、特定の個人が急な欠勤や長期休暇、退職をする場合、その人しかできない業務が止まってしまうというリスクも高まります。こうした状況を避けるためにも、属人化の早期解消が重要です。

属人化がチームワークに与える悪影響

属人化は、チームワークや協働の観点からも大きな問題を生みます。業務やスキルが特定の個人に偏在している状況では、他のメンバーが業務に関与しにくくなり、協力体制や相互補完の関係が築きづらくなります。

属人化された業務を担当する個人は、「自分がやったほうが早い」と考えがちで、結果的に情報共有や教育に割く時間が後回しになることも少なくありません。その結果、一部のメンバーに負荷が集中し、他のメンバーの能力が十分に活かされないアンバランスな状態が生まれます。このような状況は、チーム全体の士気低下や不公平感につながり、生産性の低下を招く要因となります。

属人化が引き起こす情報共有の難しさ

属人化が進行すると、業務に関する情報やノウハウの共有が難しくなります。属人化された業務では、担当者個人の経験や判断に基づいて業務が進められるため、そのプロセスや知見が形式知として残りにくいという特徴があります。

こうした状態では、引き継ぎの際に「口頭での説明」に頼らざるを得ず、十分な情報が伝わらないまま担当者だけが変わってしまうこともあります。結果として、長年蓄積された暗黙知が担当者の離職とともに失われてしまうリスクが高まります。このような事態を防ぐためには、業務の標準化やマニュアル化を進め、情報共有の仕組みを整えることが不可欠です。

属人化による組織の脆弱性

属人化は、組織の構造そのものを脆弱にする要因でもあります。業務やスキルが特定の個人に依存している状態では、その個人の離職や長期休暇が、組織全体の機能低下に直結する可能性があります。

また、属人化が進んだ組織では、新たな人材の育成や活用が後回しにされがちです。特定の個人に重要な業務が集中していると、新入社員や若手社員がチャレンジできる領域が限られ、経験を積む機会を十分に提供できません。その結果、中長期的には人材の層が薄くなり、組織としての競争力が徐々に低下していくリスクがあります。

属人化を解消するための方法

業務プロセスの標準化と文書化

属人化を解消するための第一歩は、業務プロセスの標準化と文書化に取り組むことです。業務手順やルールを明確に定義し、マニュアルや手順書として文書化することで、誰が担当しても一定の品質で業務を遂行できる状態を目指します。

業務プロセスの文書化においては、以下のような点を意識すると効果的です。

• 業務の目的やゴール（何のための業務か）を明確に記載する
• 作業手順、必要な情報・システム・ツールを具体的に示す
• 例外パターンやトラブル時の対処方法、注意点も合わせて記載する
• 文書の更新ルールや責任者を決め、内容を定期的に見直せるようにする

こうした標準化・文書化の取り組みは、属人化のリスクを減らすだけでなく、新人教育や業務改善にも役立つ「組織の資産」となります。

知識共有の仕組みづくりとナレッジマネジメント

属人化を解消するには、知識やノウハウを「個人の頭の中」に留めず、組織全体で共有・活用できる状態を作ることが重要です。ナレッジマネジメントの考え方を取り入れ、暗黙知を形式知として残す仕組みづくりを進めましょう。

具体的な取り組み例としては、以下が挙げられます。

• 社内ウィキやナレッジベース、FAQサイトなどを整備し、検索しやすい形で情報を蓄積する
• 定期的な勉強会や情報共有会議を開催し、成功事例・失敗事例も含めて共有する
• 質問しやすい雰囲気を作り、「聞かれる側」も前向きに応じる文化を醸成する
• ナレッジ登録や共有への貢献を評価・表彰する仕組みを導入する

こうした取り組みを通じて、属人化されていた知識やスキルを組織全体の共有財産へと変えていくことが可能になります。

クロストレーニングによるスキルの多様化

属人化を防ぐうえでは、「その人にしかできない仕事」をできるだけ減らし、複数名で分担できる状態を作ることが大切です。そこで有効なのが、クロストレーニング（業務の相互習得）です。社員が複数の業務を習得できるようにすることで、人的リソースの柔軟な配置とバックアップ体制の構築が可能になります。

クロストレーニングを効果的に進めるためには、以下のような取り組みが役立ちます。

• 社員ごとのスキルマップを作成し、得意分野と不足分野を「見える化」する
• 計画的なジョブローテーションを通じ、多様な業務を経験できる機会を設ける
• OJTや社内研修などで、ペア作業・シャドーイング（横に付いて学ぶ）を積極的に取り入れる
• 資格取得や外部研修への参加など、自己啓発を支援する制度を整える

こうした施策によって、「この業務は誰が抜けても対応できる」という状態を目指し、属人化のリスクを下げていくことができます。

組織風土の改善とコミュニケーションの活性化

属人化は、仕組みの問題だけではなく、「文化・風土」の問題であることも少なくありません。情報を抱え込むのではなく、チームで共有し、助け合うことを良しとする組織文化を育てることが、属人化対策の土台となります。

組織風土の改善とコミュニケーション活性化のためには、以下のような施策が有効です。

• 経営層・管理職から「情報共有」「チームワーク」の重要性を繰り返し発信する
• 部門横断のプロジェクトやタスクフォースを設け、他部門との協働機会を増やす
• チャットツールや社内SNSなどのコミュニケーション手段を積極的に活用する
• オフサイトミーティングや社内イベントなど、社員同士の交流機会を意識的に作る

これらの取り組みを通じて、属人化を生み出す「閉じた働き方」から脱却し、オープンな情報共有と協力が当たり前の風土へと変えていくことが可能です。

属人化対策の効果と期待される結果

業務の効率化と生産性の向上

属人化を解消することで、業務プロセスの標準化や知識共有が進み、組織全体の業務効率が向上します。特定の個人に依存するのではなく、誰もが一定の品質で業務を遂行できるようになることで、生産性の底上げが期待できます。

また、担当者不在による業務停滞リスクが軽減されることで、日々の業務を安定的に回しやすくなり、顧客対応の品質向上や残業時間の削減にもつながります。

リスク管理の強化と事業継続性の確保

属人化は、特定の個人の不在や離職によって業務が停滞するリスクをはらんでいます。属人化対策を講じることで、こうした「人」に依存したリスクを軽減し、事業継続性（BCP）の観点からも強い組織づくりが可能になります。

業務プロセスの文書化や知識の共有を進めることで、担当者の交代や組織再編があっても、スムーズに業務を引き継げる体制を構築できます。

組織の柔軟性と適応力の向上

属人化が解消され、社員が多様なスキルを身につけることで、組織の柔軟性と適応力が向上します。市場環境や顧客ニーズの変化、新規事業の立ち上げなどに対しても、適切な人材を迅速に配置しやすくなるため、環境変化への対応力を高めることができます。

クロストレーニングによってスキルの多様化が進めば、「この人がいなければ成り立たない業務」を減らしながら、組織全体としての選択肢を増やしていくことが可能です。

社員のモチベーションとエンゲージメントの改善

属人化対策を通じて、社員のスキルアップやキャリア形成の機会が増えることは、モチベーションとエンゲージメントの向上にもつながります。多様な業務を経験し、新たな知識やスキルを習得することで、成長実感や仕事へのやりがいを感じやすくなります。

また、情報共有やチームワークを重視する文化への転換により、社員同士の連携や一体感が強まり、「組織に貢献している」という実感も高まりやすくなります。

属人化対策は、組織の生産性向上やリスク管理だけでなく、社員の働きがいや定着率の向上にもつながる取り組みと言えます。体系的かつ継続的に取り組むことで、属人化のリスクを抑えながら、組織の持続的な成長と発展を実現していくことが重要です。

まとめ

属人化とは、特定の個人に業務やスキルが偏って依存してしまう状態を指し、業務効率の低下やノウハウの喪失、事業継続性の低下など、さまざまなリスクをもたらします。

属人化を解消するためには、業務プロセスの標準化と文書化、知識共有の仕組みづくり、クロストレーニングによるスキルの多様化、組織風土の改善とコミュニケーションの活性化といった取り組みが欠かせません。

これらの対策を通じて、業務の効率化や生産性向上、リスク管理の強化、組織の柔軟性と適応力の向上、社員のモチベーションとエンゲージメントの改善など、多岐にわたる効果が期待できます。属人化を「個人の問題」として片付けるのではなく、「組織の仕組みと文化の課題」と捉え直し、計画的かつ継続的に対策を進めていくことが重要です。

属人化に関するよくある質問