企業に必要なデータ管理とは？ ～ファイルサーバー整理と運用ルール～

個別のシステムやアプリケーション単体でのデータ管理は、設計が整理されていれば大きな難題にはなりにくいでしょう。しかし、複数のシステムや部門に分散したデータを「同じ意味のデータとして整合させたうえで」統合・活用しようとすると、難易度は一気に上がります。企業にとって重要な資源となるデータを、どう守り、どう整え、どう使える状態にするか。本記事では、データ管理の考え方、必要性、よくある課題、実務上のポイントを整理します。

なお、ここで扱う「データ管理」は、単に保存容量を増やす話ではありません。データの意味（定義）を揃え、更新の根拠や責任を明確にし、必要な人が必要な範囲で安全に使える状態を維持することが中心です。読み終える頃には、「自社は何から整えるべきか」「ファイルサーバー運用で何が事故の芽になりやすいか」を判断できる状態を目指します。

補足しておくと、データ管理の失敗は、たいてい「技術不足」ではなく「決めていないこと」から起きます。誰が責任を持つのか、どこに置くのか、どう名付けるのか、いつまで残すのか。こうした前提を先に揃えることで、後からの混乱や手戻りを大きく減らせます。

データ管理とは

この章では、データ管理の定義と、混同しやすい範囲（MDMやデータ活用との関係）を整理します。

データ管理とは、企業内の重要なデータを適切に連携・統合し、安全に保管し、変更や更新の履歴を管理しながら、一貫性のあるデータとして品質を保つ取り組みを指します。単に「保存する」だけではなく、「誰が・いつ・何を根拠に・どのように更新したか」を追える状態にして、業務で安心して使えるようにすることが重要です。

「重要なデータ」の種類は企業によって異なりますが、代表例としては顧客マスター、商品マスター、会計マスター、給与マスターなどのマスターデータが挙げられます。マスターデータを一元管理し、重複や誤りを抑え、利用部門やシステムをまたいで同じ意味で扱える状態に整える取り組みは、マスターデータマネジメント（MDM）と呼ばれることもあります。

また、多くの企業にとって重要度の高い顧客情報の管理もデータ管理の一部です。顧客情報を適切に管理できれば、データの可視化、紐づけ、分析が可能となり、結果として施策の立案・実施を効率化できます。

「管理」と「活用」を混同しないための整理

データ活用（分析・可視化・施策立案）を進めたいほど、データ管理の重要性は上がります。ところが実務では「BIツールを入れたが数字が揃わない」「ダッシュボードが作れても現場が信じない」といった形でつまずきやすく、原因の多くは“管理不足のまま活用に進もうとする”ことにあります。

データ管理の役割は、活用の前提を整えることです。たとえば、顧客IDの採番ルール、同一人物の名寄せ方針、商品コードの改廃手順、勘定科目の定義変更の扱いなど、意味がズレるポイントを先に潰すことで、分析結果の信頼性が上がります。

企業でデータ管理が必要な理由

ここでは、なぜデータ管理が「便利だから」ではなく「事業継続の前提」になり得るのかを整理します。

マスターデータをはじめとするデータの管理は、事業継続に不可欠です。企業にとってデータはヒト・モノ・カネと並ぶ経営資源であり、重要なデータが失われたり、信頼できない状態になったりすると、業務停止や意思決定の誤りにつながりかねません。

企業内では、基幹システム（ERP）、顧客管理システム（CRM）、営業支援システム（SFA）など、用途ごとにさまざまなシステムが稼働し、日々大量のデータが蓄積されます。ところが、データが分散したまま放置されると、各システム内で自己完結して孤立してしまう「サイロ化」に陥りやすくなります。サイロ化が進むと、同じ顧客や商品を指しているはずなのに名称やコードが一致しない、部署ごとに正解が違う、といった状態が生まれ、全社での活用が難しくなります。

データ管理は、部門やシステムをまたいだデータの連携や共有を促し、全社で同じ前提に立てる状態をつくる取り組みです。データを一元的に扱えるようになれば、次の段階としてBIツール（ビジネスインテリジェンスツール）などを使った分析も進めやすくなります。

データ管理とデータ活用の流れが整うと、経営陣は経営状態の把握や意思決定の材料を得やすくなり、現場も業務改善や生産性向上のヒントを得やすくなります。言い換えれば、データを正しく管理して有効活用することは、企業運営の精度を高め、競争力の向上につながります。

「同じ意味」を揃えないと起きる典型例

例えば「顧客数」という1語でも、定義が揃っていないと数字が一致しません。契約中のみを数えるのか、見込み客も含めるのか、同一企業の支店を別顧客にするのか、といった判断が部門で異なると、会議で数字合わせに時間が溶けます。データ管理は、この“定義の揺れ”を仕組みと運用で抑える取り組みでもあります。

データ管理で決めるべき「データライフサイクル」

データ管理の実務では、データを「作って終わり」にせず、作成・更新・共有・保管・アーカイブ・廃棄までの一連の流れ（ライフサイクル）を設計しておくことが重要です。特にファイルサーバー運用では、ライフサイクルが曖昧なまま使い続けることで、検索性とセキュリティの両面が徐々に崩れやすくなります。

ライフサイクル設計の6ステップ

• 作成：保存場所（どこに置くか）と命名規則（どう名付けるか）を先に決めます。
• 更新：更新の根拠、承認の有無、版（バージョン）の扱いを決めます。
• 共有：共有範囲とアクセス権（誰が閲覧・編集できるか）を定義します。
• 保管：バックアップ対象・頻度・復旧目標を、業務要件（止められない時間）と合わせて設計します。
• アーカイブ：運用領域とアーカイブ領域を分け、アクセス頻度と保管コストのバランスで置き場所を決めます。
• 廃棄：「残す根拠（法令・契約・監査要件）」と「削除してよい条件」を明文化します。

“念のため無期限”が招く問題

保存期間を「念のため無期限」にすると、データが減らず、探す負担と守る負担が増え続けます。結果として、どこに何があるか分からなくなり、権限棚卸しも難しくなります。残す根拠と削除条件を整理し、アーカイブと運用データを分ける設計がないと、肥大化は止まりません。

データガバナンス：誰が責任を持つか

データ管理は「仕組み」だけでは回りません。誰が意思決定し、誰が運用し、どのように例外を扱うのかを決める必要があります。ここが曖昧だと、無断変更や属人化が起きやすくなり、結果として“同じ意味のデータ”が維持できなくなります。

データオーナーとデータスチュワード

実務でブレにくくするには、責任を2層に分けると整理しやすくなります。

• データオーナー：そのデータの定義・品質・利用方針に責任を持つ（例：顧客マスターの定義や名寄せルールを決める）。
• データスチュワード：日々の運用（登録・更新・棚卸し・監査対応）を担う（例：更新申請の受付、権限の棚卸し、ルールの周知）。

この役割分担があると、「誰に聞けば決まるのか」が明確になり、属人化や場当たり対応が減ります。特にファイルサーバーでは、更新・削除・移動が日常的に発生するため、責任の所在が曖昧だと秩序が崩れやすくなります。

企業におけるデータ管理の課題

この章では、データが増えるほど起きやすい課題を「なぜ起きるか」まで含めて整理します。

ITインフラの普及はデータの収集・蓄積を加速させますが、同時に部門や業務ごとにシステムやアプリケーションが増え、運用が複雑化しやすくなります。全社で網羅的なデータ管理を行ううえでは、次のような課題が典型的です。

長期保存・データ肥大化による保管コストの増大

データを安全に長期保管するには、ストレージ費用だけでなく、バックアップ、冗長化、監視、保守といった運用コストも発生します。企業内のデータは日々増加し、さらにシステムが乱立すると保管場所が分散し、重複データも増えやすくなります。BCP（事業継続計画）を意識したバックアップ体制の確保も含め、リソース負担は大きくなりがちです。

また、保存期間を「念のため無期限」にすると、探す負担と守る負担が増え続けます。法令・契約・監査要件など“残す根拠”と“削除してよい条件”を整理し、アーカイブと運用データを分ける設計がないと、肥大化は止まりません。

セキュリティ対策

データ管理では、機密情報や個人情報を守るためのセキュリティ対策が欠かせません。データ量が膨大になり、保管先が分散するほど、アクセス制御、監査、暗号化、ログ管理などの対象範囲が広がり、負担も増していきます。

特に注意したいのは「どこに何があるか分からない」状態です。所在が曖昧なままでは、漏えい時の影響範囲の特定や、権限棚卸し（不要権限の除去）が難しくなります。結果として、守るべきデータほど“守りにくい場所に置かれていた”という事故につながりやすくなります。

データ分類（機密度）を決めないと、アクセス権が設計できない

アクセス権の設計を難しくする原因のひとつが、「何が重要か」の基準が曖昧なことです。少なくとも「公開可能」「社内限定」「部門限定」「特定メンバー限定（機密）」のように段階を切り、データ分類に合わせて「置き場所・権限・ログ・バックアップ」を変えると、運用の判断が単純化します。

検索性の低下

データが散在すると、必要な情報を見つけられない、見つけるまでに時間がかかる、といった問題が起こりやすくなります。原因はシステムやアプリケーションの分断、業務の属人化、不要データと古いデータの混在、命名ルールの不統一などです。検索性が低下すると、どれだけデータを保持していても業務で活かしにくくなります。

さらに、同じ資料の“最新版”が複数存在すると、誤って古い版を参照して手戻りが発生します。検索性の低下は、単なる不便ではなく、品質事故や顧客対応ミスにも直結し得る点が実務上の怖さです。

“最新版が複数”は品質事故になる（承認フロー／版管理）

ファイルサーバーで起きやすいのが「更新したはずのファイルが別フォルダにも残っている」「編集用と配布用が混ざる」といった状態です。対策として、公開用（参照専用）フォルダと編集用フォルダを分ける、ファイル名で版を明確にする、一定の重要資料は承認済み版のみを公開用に置く、といったルールを決めると事故を減らせます。

データ共有の非効率化

一部の部門間では共有できていても、部門が増えるほど共有が難しくなるケースは少なくありません。管理方法がバラバラのまま連携が増えていくと、構造が複雑に入り組んだ状態になり、変更や拡張が困難になります。その結果、横断的なデータ共有を実現するだけでも大きなコストがかかるようになります。

共有がうまくいかないと、部門が独自に外部ストレージや個別クラウドに逃げる「シャドーIT」も起きやすくなります。するとデータの一元管理がさらに難しくなり、アクセス管理も分散してセキュリティリスクが増大します。

企業のデータ管理のポイント

この章では、仕組みと運用の両面で、実務として回る形にするためのポイントを整理します。

これらの課題を解決するには、既存システムに分散するデータを相互接続し、できる限り一貫したルールで管理することが重要です。現代の実務では、複数の物理リソースを仮想化し、データ管理用のプラットフォームや統合基盤を用いて取り込む形で、データ管理ソリューションを導入して補うケースも増えています。

多種多様なデータを一元的に扱える環境が整うと、保管コストの最適化、セキュリティ強化、データ連携の円滑化、検索性と共有性の向上、データ品質の安定化などが期待できます。

ただし、仕組みだけで解決するわけではありません。あわせて、定期的なバックアップ、厳格なアクセス制限、命名規則や保存場所のルール化、更新・削除・アーカイブの手順整備といった運用面の整備も欠かせません。ポイントは、自社の事業規模、IT環境、業務プロセス、データの性質に合った解決策を選び、実行可能な範囲から段階的に整えていくことです。

まず決めておくとブレにくい「4つの軸」

実務で迷いを減らすには、少なくとも「誰が責任を持つか」「どこに置くか」「どんな名前で扱うか」「いつまで残すか」の4つを先に定義しておくと効果的です。責任者（データオーナー）と運用担当（データスチュワード）を分け、更新の承認ルートを決めておくと、属人化や無断変更が起きにくくなります。

また、バックアップについては“取っている”だけで安心せず、復旧の目標（復旧までの時間や、どの時点まで戻せるか）を意識すると現実的な設計になります。重要度の高いデータほど、復旧が間に合わないこと自体が事業リスクになり得ます。

バックアップ設計で押さえるRTO/RPO

バックアップ設計では、次の2つを業務側と握っておくと議論が前に進みます。

• RTO：どれくらいの時間で復旧できる必要があるか（復旧目標時間）
• RPO：どの時点までのデータ復旧が必要か（復旧目標時点）

「1日分のデータ消失を許容できるのか」「数時間でも止まると致命的なのか」といった前提が定まると、バックアップ方式や頻度、アーカイブ設計も現実的になります。

最初の30日でやるチェック（ミニ版）

「何から手を付けるか」で迷う場合は、次のチェックを順に進めると、最小コストで効果が出やすくなります。

• 置き場所を3区分する：共有（全社）／部門／ワーク（受け渡し・一時置き場）
• 命名規則を決める：日付・案件・版の表記（例：2026-01_案件名_v03_承認済）
• 権限付与の原則：個人付与を避け、グループ付与を基本にする
• 保存期限を決める：残す根拠（法令・契約・監査）＋削除条件
• バックアップと復旧：RTO/RPOを定め、復旧テストを実施する
• ログの観点：何を異常とみなすか（深夜大量アクセス、権限変更、一括リネーム等）

企業が扱うデータの種類と量が増えるほど、総合的なデータ管理の重要性は高まります。後から整理するほど難易度が上がりやすいため、必要性が見えた段階で、早めに設計と運用の方針を固めることが有効です。

ファイルサーバー事故が起きる典型パターン

ファイルサーバーは「現場で使いやすい」反面、ルールが曖昧なまま運用すると、事故の温床になりやすい領域です。ここでは、実務で起こりがちな典型パターンを整理します。

• 権限が広すぎる：全員フルコントロールに近い状態で、誤削除・誤更新・持ち出しのリスクが上がる
• ワークフォルダがブラックホール化：一時置き場のはずが永続保管になり、不要データが増える
• 最新版が複数ある：配布用と編集用が混ざり、古い版で業務が進む
• 異動・退職後も権限が残る：棚卸しがされず、不要権限が蓄積していく
• 命名・階層が統一されない：検索性が落ち、結局「作成者に聞く」運用になる

どれも「起きてから」では修正コストが大きくなりがちです。だからこそ、後述の整理・運用ルール・アクセス権設計を、守れる形で先に固めることが重要になります。

ファイルサーバー整理のコツを解説

この章では、データ管理の中でも“現場で影響が出やすい”ファイルサーバー運用を、整理の観点から具体化します。

ファイルサーバーを利用していて、「欲しい情報を探し出すのに苦労する」という状態は、本来避けたいところです。ファイルサーバー導入の目的のひとつは、必要なデータを探しやすくし、業務で共有しやすくすることにあるためです。ところが実際には、容量不足、重複ファイルの増加、セキュリティ面の不安などに悩む企業も少なくありません。これらを解決するには、フォルダとファイルを整理したうえで、ルールを決めて継続的に管理・運用することが重要です。

企業のファイルサーバーに起きやすい問題点

企業でファイルサーバーを使っていると、起きやすい問題があります。

まず、利用者が無秩序にファイルやフォルダを置いてしまうケースです。他の従業員からすると何がどこにあるか分からず、データを共用するという役割が機能しにくくなります。

また、ルールがあっても部署ごとにやり方が異なり、独自ルールで運用しているケースでも同様の問題が起こります。フォルダ階層や命名規則に統一性がないと、作成者に聞かなければ見つからない状況に陥り、業務にも支障が出ます。

さらに、運用がバラバラだと類似したフォルダやファイルが点在しやすくなります。不必要なデータが増えると容量不足の原因になり、「削除して」と言われても、どれが不要か判断できず、内容が重複した古いファイルが残り続けることもよくあります。

容量不足が深刻になると、部門ごとに外付けストレージを増設したり、個別にクラウドストレージを使い始めたりする事態も起こりがちです。こうなるとデータの一元管理がさらに難しくなり、アクセス管理も分散してセキュリティリスクが増大します。

これらの問題を踏まえたうえで、ファイルサーバー整理のコツを紹介します。

ファイルサーバー整理のコツ1：階層を固定化する

浅い階層にファイルを置く運用を避け、階層構造を固定化するのが第一のコツです。

第1階層（ルート）には大分類のフォルダを作り、数を増やしすぎないようにします。第2階層、第3階層を定義し、ファイルは決められた階層以下に保存するルールにすると、構造が崩れにくくなります。

例えば第1階層を「全社共通」「部門別」「ワーク」の3つにし、「部門別」の下に年度、部門、チーム、帳票種別といった階層を作り、最も深い階層にファイルを置く運用にします。こうすれば、階層構造を見るだけで、どこに何があるかを推測しやすくなります。

ファイルサーバー整理のコツ2：古いデータはアーカイブ化する

古いデータをアーカイブ化するのが第二のコツです。

すでに多くのファイルが保管されている場合は、全社で棚卸しを行い、必要なデータと不要なデータを分けることから始めます。不要だと判断できるファイルは削除し、必要なファイルは定めた階層構造に収めます。

作成から一定期間以上が経過している古いファイルのうち、削除してよいか判断できないものは、業務影響を避けるためにアーカイブとして分離しておくと運用しやすくなります。アーカイブ先は、アクセス頻度と保管コストのバランスを考え、目的に合った保管先を選ぶことが重要です。

その後の運用では、定期的に古いデータをアーカイブ化するルールを作ります。例えば年度フォルダで管理している場合、「一定年数を超えた年度フォルダはアーカイブに移す」と決めると、判断が単純化し、容量管理もしやすくなります。

ファイルサーバー整理のコツ3：運用ルールを統一し、守れる形にする

運用ルールを設定し、全社で同じ運用に揃えるのが第三のコツです。

ルールは、検索性の向上、肥大化の防止、セキュリティ対策の3つを軸に決めると整理しやすくなります。例えば、命名規則を統一する、保存場所の例外を増やさない、共有領域と一時領域の役割を分ける、部門フォルダのアクセス権を整える、といった内容です。

ファイルサーバーは、漫然と使い続けると秩序が崩れやすい仕組みです。階層を作って整理し、ルールを決め、継続的に見直すことが、有効活用の前提になります。

トラブル防止！ ファイルサーバーの運用ルールの作り方

この章では、ルールを「作って終わり」にしないために、目的と設計手順を具体化します。

ファイルサーバーは多くの企業が導入し、活用している便利な情報共有の仕組みです。しかし、ルールなしで運用すると、作業効率が低下し、セキュリティ面の問題も起こりやすくなります。無用なトラブルを避けるために、運用ルールの作り方を整理します。

ファイルサーバーの運用ルールを作る理由

ルールがない状態では、フォルダ構成が人によって変わり、どこに何があるか分からなくなります。データの勝手な移動や誤削除が起きやすくなり、必要なデータにすぐアクセスできない状態にもつながります。重要なデータとそうでないデータが混在すると、セキュリティ面でも問題が生じます。

また、よく起こる問題として、不要データを削除できずに蓄積し続け、容量不足に陥るケースがあります。対処療法的にストレージ増設を繰り返すと、管理コストと管理作業の負担が増えてしまいます。

こうした事態を避けるために必要なのが運用ルールです。ルールが守られていれば、秩序ある状態を構築し、維持しやすくなります。そのためには、ルールを周知するだけでなく、例外を増やさず、守られているかを定期的に点検する仕組みも必要です。部署や拠点でルールがバラバラだと効果が薄れるため、できる限り全社で統一することが大切です。

ファイルサーバーの運用ルールを作るときのポイント

運用ルールを作るときは、検索性の向上、肥大化の防止、セキュリティ対策の3つを目的として明確化すると、設計の筋が通ります。

そのうえで、現状調査を行い、問題点を整理します。必要なデータを探す方法が属人化していないか、不要データがどの程度あるか、重要データが埋もれたり無防備に放置されたりしていないか、といった点を確認し、優先して改善すべき点を把握します。

さらに、部門や拠点ごとの利用目的、利用者のITスキルのばらつきも考慮が必要です。ルールを統一するには、現場の実務に合っていることが前提であり、必要に応じてフォルダ構成や命名規則の基本からレクチャーする体制も検討します。

ファイルサーバーの運用ルールの作り方

ここでは、目的別に運用ルール作りのポイントを説明します。

検索性の向上

検索ツールや全文検索を活用する方法もありますが、まずは命名規則を統一し、見ただけで内容が推測できる状態に整えることが効果的です。

ファイル名には日付を入れる、案件名や内容が分かる文字列を入れる、といったルールを決めます。日付の表記方法も統一し、区切り文字の使い方や略称の可否も揃えると、検索性が安定します。

タイムスタンプで日付が分かると思われがちですが、ファイル名に日付が入っていると、誰でも一目で判断できます。また、ファイルが更新されても、元の作成日や版の意図をファイル名で残しやすくなります。

フォルダ名に連番を付けて順序を固定する方法も有効です。階層構造の作り方も含め、全社で同じ考え方になるようにルール化します。

肥大化の防止

肥大化を防ぐには、保存場所の例外を増やさず、不要データが増えにくい運用にすることが重要です。例えば、年度フォルダを起点に部門フォルダを作り、一定以上前の年度フォルダは閲覧専用にする、またはアーカイブ化するといった運用が考えられます。

また、年度フォルダに収まりにくいデータについては、「全社共有」や「ワーク」のような役割別フォルダを設け、置けるデータの種類を明確にします。

「全社共有」には部門横断の資料、申請書のフォーマット、マニュアル、パンフレットなどを置き、保管する種類と責任者を明確にします。「ワーク」は受け渡しや一時置き場として位置づけ、一定期間で削除する運用にすると、不要データが残りにくくなります。

セキュリティ対策

部門ごとのフォルダは、原則として当該部門が更新できるようにし、他部門は閲覧のみ、または閲覧不可とするなど、業務要件に合わせてアクセス権を設計します。

他部門との受け渡しが必要な場合は「ワーク」フォルダを使い、受け渡し用途のみに限定して運用します。受け渡し領域は利便性と引き換えにリスクが高くなりやすいため、保存期間を短くし、定期的に削除する運用が重要です。

「全社共有」内に新たなフォルダを作る際は、申請や責任者の明確化などのルールを設け、アクセス権限も用途に応じて設定します。

ワークフォルダがブラックホール化しないための工夫

「ワーク」は便利な反面、放置すると永続保管領域になりやすく、肥大化と情報漏えいの両方のリスクが増えます。運用上は、次のようなルールを決めておくと破綻しにくくなります。

• 保存期限：一定期間で削除（または月次で棚卸し）する
• 完了条件：受け渡し完了後は、最終保管先へ移す（移せないものは残せない）
• 例外管理：例外は申請制にし、期限と責任者をセットで残す

適切に設定・管理しよう！ ファイルサーバーのアクセス権

この章では、アクセス権を「設定して終わり」にしないための考え方と、設計手順を整理します。

ファイルサーバーの共有フォルダを安全に利用するには、アクセス権を正しく設定することが不可欠です。ここでは、アクセス権設定の必要性と、運用時に押さえるべきポイントを解説します。

セキュリティを担保するためのアクセス権設定

アクセス権は、データ共有の利便性と、情報漏えい・改ざん・誤削除のリスクを調整するための基本設定です。すべてのフォルダやファイルに対し、すべての社員がフルコントロールできる状態にすると、情報漏えいのリスクが高まるだけでなく、誤操作による削除や変更も起こりやすくなります。さらに、悪意のある操作が入り込む余地も増えます。

セキュリティを強化し、データの安全性を高めるために、アクセス権を設計し、継続的に管理することが必要です。

アクセス権を設定し運用する際のポイント

これまでアクセス権を細かく設定せずに運用していた場合、新しいルールは手間や不便さを感じることがあります。しかし、アクセス権の設計はファイルサーバー運用において不可欠です。社内で目的と理由を共有し、例外を増やさず、継続して運用することが重要です。

また、アクセス権は設定して終わりではありません。入退社や異動、組織変更に応じて継続的な更新が必要です。定期的にユーザーやグループ、フォルダ権限を点検し、不要な権限が残っていないかを確認します。

誤解されやすい点：権限は「人」に付けない

実務で破綻しやすいのは、個人に直接権限を付け続ける運用です。人の出入りが増えるほど棚卸しが難しくなるため、原則としてグループ単位で付与し、異動時はグループ所属を変えるだけで済む形にすると事故が減ります。

アクセス権設計の順序（迷ったときの型）

アクセス権を付けるときに迷いが出やすい場合は、次の順序で設計すると整理しやすくなります。

• データ分類（機密度）を決める
• 共有範囲（誰が必要か）を決める
• グループ設計（部門・役割・プロジェクト）を揃える
• 権限テンプレ（閲覧／編集／管理）を作る
• 例外処理（申請・期限・責任者）をルール化する
• 棚卸し（頻度・手順・ログ確認）で維持する

アクセス権設定の手順

企業によって細部は異なりますが、一般的には次の流れで設計すると整理しやすくなります。

共有フォルダの構成を決める

まず、共有フォルダの構成を決めます。年度フォルダを起点にして部門フォルダを作る方法は分かりやすく、運用に乗せやすい設計です。

年度フォルダに収まらないデータについては、「全社共有」と「ワーク」を作り、役割を明確にします。「全社共有」には横断プロジェクトの資料やフォーマット、マニュアルなどを置き、「ワーク」は受け渡しや一時置き場として扱います。

社員にユーザーアカウントを付与し、管理単位を揃える

次に、社員にユーザーアカウントを付与します。企業環境では、OSの画面操作だけで個別にユーザーを追加する運用は、規模が大きくなるほど管理が破綻しやすくなります。現在は組織の利用実態に合わせて、統一した管理単位でユーザーを管理できる仕組みを採用することが現実的です。

ユーザー名は一意に識別できる形式にし、運用上の混乱を避けます。パスワードについても、文字数や禁止事項、有効期限などのルールを定め、セキュリティと運用負荷のバランスをとる必要があります。

ユーザーをグループ分けする

ユーザーごとに権限を付与すると管理が複雑になるため、部門や役割ごとにグループを作り、グループ単位で権限を付与すると運用しやすくなります。例えば、部門別グループに加え、役員、管理職、一般社員といった役割別グループを設ける設計も考えられます。

共有フォルダごとにアクセス権を設定する

最後に、共有フォルダごとにユーザーまたはグループのアクセス権を設定します。部門フォルダは当該部門のみが更新できるようにし、他部門は閲覧のみ、または閲覧不可にするといった設計が典型です。

重要案件用のフォルダでは、役員、管理職、関連部門などのグループに分け、必要最小限の権限を付与します。受け渡しが必要な場合は「ワーク」フォルダを利用し、「ワーク」だけは全社員がアクセス可能にする運用もありますが、その場合は保存期間を短くし、定期的に削除するルールを徹底することが重要です。

アクセス権を適切に設定して運用すれば、セキュリティの強化だけでなく、利用範囲が明確になることでデータの肥大化や分散化の抑制にもつながります。トラブルや非効率を防ぐために、アクセス権設計を含めたデータ管理を進めましょう。

データ管理とファイルサーバー運用に関するFAQ