POSシステムの仕組みとは？ メリット・デメリットや機能について解説

多種多様な商品を取り扱う小売業で広く導入されているシステムがPOSです。消費者としては日々の買い物のなかで関わっている筈のPOSシステムですが、具体的な仕組みや導入するメリットなどについてはよくわからないという方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、POSシステムの仕組みや機能、導入するメリット・デメリットと合わせて、導入する際の注意点を解説します。

POSシステムの仕組み

はじめにPOS（Point of Sale）は、販売時点情報管理のことを表します。POSシステムとは販売時の情報を管理するシステムです。

POSシステムでは各店舗における商品の売上情報や消費者の購買情報などが取得できます。「いつ・どこで・どの商品が・何個・何円で・どのような消費者に購入されたか」といった情報が取得できるわけです。

システムと呼称されているとおり、店頭のハードウェアから本部のサーバー側の機能までを含めたシステム一式で用をなします。狭義にはPOSレジもPOSシステムの一種ですが、厳密にはPOSレジはPOSシステムの機能を有するレジであり、POSシステムは販売管理の仕組みです。本記事では、POSレジとしての機能もPOSシステムに含めて説明します。

POSシステムの機能

POSシステムの機能としては大まかに次のようなものが挙げられます。

• 売上の管理、分析
• さまざまな決済方法への対応
• 商品情報、在庫情報の管理
• 顧客管理

POSシステムでは商品単価を自動的に取得し、決済時の対応を素早く行なうための釣り銭計算機能などが搭載されています。現金の計算だけでなく、クレジットカードや電子マネーなどのさまざまな決済方法にも対応します。売上の管理も自動的に行われてその結果をもとに分析を進めることも可能です。

また、商品情報や店舗の在庫情報の管理も実現できます。顧客管理機能としては、性別・年齢などの顧客属性の管理だけでなく、オーダー状況の管理や予約状況の管理も一元的に行なえます。

POSシステムを導入するメリット・デメリット

POSシステムを導入する際には、メリットと併せてデメリットも知っておくべきでしょう。

メリット

POSシステムを導入することで、次に挙げるような多くのメリットが得られます。

• 会計業務の効率化
• 売上情報の一元管理
• 不正防止

POSシステムを導入していない場合、各商品の単価を把握した上で会計のたびに従業員自身が計算しなければなりません。一つ一つは大した労力ではないかもしれませんが、積み重なれば大きな労力が必要とされます。

POSシステムでは瞬時に商品情報を読み取り、売上も自動的に計算されるため会計業務の省力化が実現できます。複数店舗を展開している場合には、POSシステムをネットワークで繋ぐことで店舗ごとに集計せずとも一元的に情報を集めてまとめて管理できることも強みです。

さらに、POSシステムを利用することで会計時のログが残るため、従業員の不正防止も期待できます。商品情報はバーコードで読み取るため、誤入力による販売も防げます。

デメリット

POSシステムを導入する際のデメリットとしては、ある程度の投資が必要な点が挙げられるでしょう。POSレジの導入・設置費用が主ですが、導入後もシステムのアップデートやメンテナンスなどの運用費用もかかります。

また、ネットワークに接続するためネットワークに障害が発生するとPOSシステムが利用できなくなってしまいます。POSシステムを利用する店舗では業務の基幹部分であるため、ネットワーク障害による業務影響の大きさはデメリットの一つです。

併せて、ネットワークに接続することからセキュリティ対策も欠かせません。商品情報だけでなく顧客情報も管理することから、セキュリティリスクが存在する点にも注意が必要です。

POSシステムを導入する際の注意点

前述のとおり、POSシステムを導入する際にはセキュリティに関する注意が必要です。実際にPOSシステムを狙ったサイバー攻撃も発生しています。POSシステムに存在する業務データや機密データの盗取を目的に行われ、実被害を受けたとなれば顧客からの信用も失ってしまうでしょう。

そうならないためにも、POSシステムを運用する際にはセキュリティ対策をしっかりと施す必要があります。POSシステムに接続する機器のセキュリティ対策と併せて、ネットワークレベルでのセキュリティ対策が重要です。

また、ネットワーク障害による業務影響が大きいことから、ネットワークの信頼性も十分に確保する必要があります。

POSシステムのまとめ

POSシステムは販売時の情報を管理するシステムです。POSレジはPOSシステムの機能を有するレジであり、POSシステムは販売管理の仕組みと考えるとよいでしょう。

POSシステムを導入することで、会計業務の効率化・売上情報の一元管理・不正防止などのメリットを得られます。その反面、初期・運用費用がかかる点やネットワーク障害による業務影響の大きさがデメリットです。

また、POSシステムを狙ったサイバー攻撃も発生していることから、セキュリティ対策をしっかりと実施し、信頼性・安全性の高いネットワークを構築することが重要です。

POSシステムは多くのメリットをもたらすものであるため、導入して賢く活用しましょう。