RFIとは？ わかりやすく10分で解説

RFIとは

RFIとは、Request for Informationの略で、日本語では一般に「情報提供依頼」または「情報提供依頼書」と訳されます。これは、取引先・パートナー企業・候補となるベンダー（システム開発会社、サービス提供会社など）に対して、技術・製品・運用体制・実績といった情報の提供を依頼するための文書、あるいはそのプロセスを指します。

新規システムの導入や既存システムの刷新を検討する際、いきなり詳細な要件（仕様）を固めるのが難しいケースは少なくありません。RFIはその前段で「市場にどんな選択肢があるか」「どこまで実現できるか」「前提条件は何か」を幅広く把握し、意思決定の土台をつくることを目的に使われます。

RFIを用いる理由

RFIが有効なのは、要件がまだ粗い段階で、広く情報を集めたいときです。具体的には、次のような状況が該当します。

• 候補ベンダーや製品群を網羅的に比較したい（市場調査の一環）
• 実現可能性や前提条件（必要な環境・運用・費用レンジ）を把握したい
• 要件定義の精度を上げるために、用語や機能の理解を揃えたい
• RFP（提案依頼）に進む前に、質問の粒度を整えたい

RFIを通じて得られた情報は、候補の絞り込み（ロングリスト→ショートリスト）や、次工程（RFP/RFQ）で「何を聞くべきか」を明確にする材料になります。

RFIとRFP・RFQの違い

RFIは似た文書としてRFPやRFQと混同されやすいため、違いを押さえておくと整理が楽になります。

RFIは「いきなり正解を選ぶ」ためではなく、正解を選べる状態に近づくために使う、と捉えると扱いやすいです。

RFIの留意点（法務・コンプライアンス観点）

RFIそのものは特定の法律で一律に定義される手続きではありません。しかし、実施にあたっては次のような観点で配慮が必要です。

• 秘密情報の取り扱い：自社情報を開示する場合は、NDA（秘密保持契約）や開示範囲の明確化を検討する
• 個人情報・プライバシー：回答に個人情報が含まれ得る場合、取り扱い方針と保管・削除ルールを決める
• 公正性：特定ベンダーのみ有利にならないよう、提示条件や回答形式を揃える（特に競争性が重要な調達では重要）
• 著作権・利用条件：提出資料の二次利用や社内共有範囲を明確にし、誤解が出ないようにする

要するに、RFIは「情報を集めるだけ」ではなく、集めた情報を安全に扱い、比較可能な形で残すための運用設計が重要です。

RFIを活用するポイント

RFIの成否は、質問の作り方でほぼ決まります。次のポイントを押さえると、情報の質が上がります。

• 目的を明記する：何の意思決定に使うのか（例：候補の絞り込み、要件整理）
• 回答範囲を絞る：全部盛りを求めず、必要な論点に集中する
• 回答形式を指定する：表形式・文字数目安・添付資料の条件などを揃える
• 前提条件を共有する：現状環境、想定規模、制約（クラウド可否等）を簡潔に提示する
• スケジュールを現実的にする：質問受付・回答期限・質疑回答のタイミングを用意する

また、RFIで集めた情報は量が多くなりがちです。あらかじめ「誰が、どこに、どの形式で保管し、いつまで保持するか」まで決めておくと、分析段階で破綻しにくくなります。

RFIの作成と実施

ここでは、RFIの作成手順、実施タイミング、成功させる要因、そしてレスポンスの評価方法を整理します。

RFIの作成手順

RFI作成は、次の流れで進めるのが一般的です。

1. 目的の定義（例：候補の一次選定、方式の比較材料収集）
2. 対象範囲の整理（対象業務、想定ユーザー、システム境界、現状の課題）
3. 質問設計（製品、体制、実績、運用、セキュリティ、価格レンジなど）
4. 回答形式の指定（表形式、文字数、添付資料、根拠資料の提示ルール）
5. 評価観点の準備（比較項目、重視点、除外条件）
6. 配布・質疑応答・回収（窓口の一本化、FAQ化、期限管理）

特に重要なのは「具体的な情報要求」と「目的の明確化」です。質問は、相手が回答しやすく、かつ自社が比較しやすい粒度に調整します。

RFIに含めることが多い項目（例）

• 会社概要（事業領域、体制、サポート拠点）
• 製品/サービス概要（提供形態、前提条件、対応範囲）
• 導入実績（類似業界、規模、代表事例）
• 運用・保守（SLA、監視、障害対応、アップデート方針）
• セキュリティ（認証、ログ、暗号化、監査、第三者認証の有無など）
• 連携（API、SaaS連携、対応プロトコル、制約）
• 概算費用レンジ（初期/運用、ライセンス体系、課金単位）
• 前提条件・制約（必要なインフラ、対応OS/ブラウザ等）

RFIの実施タイミング

RFIは一般に、プロジェクト初期、特にベンダー選定の前段階で実施するのが効果的です。要件が固まる前に実施することで、候補の幅を狭めすぎず、現実的な選択肢を把握できます。

また、RFIを早めに行うことで、次のメリットがあります。

• 要件定義で「決めるべき論点」が明確になる
• 市場の標準機能とカスタム要件の境界が見える
• RFPで不要な質問が減り、比較精度が上がる

RFIの成功要因

RFIを「成功」と言える状態にするには、次の3点が効きます。

• 目的と意思決定の接続：集めた情報を、どの判断に使うかを先に決める
• 比較可能性：回答形式と質問粒度を揃え、横並びで見られるようにする
• 相手への配慮：回答負荷が過大にならないよう、期限・分量・必須/任意を設計する

RFIは「回答をもらう」だけでなく、質疑応答や解釈のズレを解消する運用も含めて設計すると、後工程がスムーズになります。

RFIへのレスポンスと評価方法

RFIの評価では、詳細な点数化よりも「候補を整理する」ことが目的になりやすいです。代表的な評価観点は次のとおりです。

• 適合性：自社の前提条件（規模、制約）に合うか
• 実現性：要件候補に対して現実的な到達点を示しているか
• 信頼性：実績、体制、サポート、継続性（サービス継続方針）
• 透明性：制約や前提条件、できないことが明確か
• 概算レンジ：費用体系が説明され、比較の土台になるか

RFIの段階で「最終ベンダー決定」まで行うのは一般におすすめしません。RFIはあくまで情報収集であり、最終判断はRFP/RFQやPoC（検証）と組み合わせて行う方が安全です。

RFIの注意点と失敗例

RFIは有効なツールですが、設計を誤ると「情報が集まったのに判断できない」状態に陥ります。ここでは典型的なリスクと回避策を整理します。

RFIの潜在的なリスク

• 時間とリソースの浪費：質問が広すぎて回答が集まらない／分析が終わらない
• 情報過多（オーバーロード）：資料は大量だが、比較軸がなく判断できない
• 誤解・誤用：用語の解釈が揃わず、回答の意味を取り違える
• 情報管理リスク：提出資料の保管・共有が曖昧で、漏えい・紛失につながる

RFIのベストプラクティス

失敗を避けるには、次の実務的な工夫が効きます。

• 必須/任意を分ける（必須は最小限、任意で補足資料を許可）
• 「根拠」を求める（実績、仕様書、第三者認証など、裏付けの形を指定）
• 回答テンプレートを配る（表の列を固定して比較可能にする）
• 質疑の窓口を一本化し、回答は全社（全ベンダー）に同時共有する
• 除外条件を先に定義（例：提供形態、サポート時間、必須機能の有無など）

RFIの典型的な間違いと回避策

よくある間違いは「聞きたいことを全部入れる」ことです。質問を増やすほど、回答負荷が上がり、比較も難しくなります。回避策としては、次のように段階化すると現実的です。

• RFIは一次スクリーニングと割り切り、論点を絞る
• 詳細な提案や設計はRFPへ回し、RFIでは「事実」と「前提条件」を中心に集める
• 回答が出そろった後に、追加の深掘り質問（フォローアップ）を最小限に行う

RFIの活用

RFIの具体的な使用シーン

RFIは、新規導入の初期検討だけでなく、既存システムの更改やセキュリティ強化の前段でも使われます。たとえば、次のような場面です。

• 複数方式（オンプレ/クラウド/ハイブリッド）を比較したい
• 新技術（AI、RPA、ゼロトラスト関連など）の適用可能性を確認したい
• 運用負荷（監視、障害対応、更新）を含めて現実的な選択肢を探したい

ビジネスにおけるRFIのメリット

RFIの価値は、単なる情報収集にとどまりません。結果として、次のようなメリットにつながります。

• 判断の前提が揃う：用語・機能・制約の理解が統一される
• 手戻りが減る：RFPでの質問漏れや要件の再整理が減る
• 競争性が働く：候補を広く集めることで、比較と交渉がしやすくなる

RFIの将来性と展望

今後は、調達・選定プロセスにおいても、情報の整理と評価の効率化がより重要になります。RFIは、社内の意思決定を支える「一次情報の整備」という役割が強く、AIや自動化ツールの活用により、回答の分類・比較・要約といった作業は効率化が進むと考えられます。

ただし、ツールが進化しても「何を聞き、どう判断するか」は人の設計に依存します。RFIは、戦略と実務をつなぐ文書として、今後も重要性が高いプロセスです。

RFIを活用した企業の競争力強化

RFIは、最適なソリューションを見つけるための基礎情報を整えるだけでなく、ビジネス改革の材料にもなります。重要なのは、RFIを「調達の手続き」ではなく、意思決定の品質を上げる仕組みとして設計することです。

RFIを用いたビジネス改革のステップ

RFIで集めた情報は、業務の前提（標準機能で足りるのか、運用は現実的か、どこに制約があるか）を可視化します。これにより、現行業務を「そのままシステム化する」のではなく、業務プロセス自体を見直す契機になります。

RFIを活用した競争優位性の確保

候補の網羅と比較ができると、「自社に合う選択肢」を選びやすくなります。結果として、導入後の運用負荷やコストを抑えながら、サービス品質やスピードを高める判断につながり、競争優位性の確保に寄与します。

RFIの持続可能性とビジネス価値

RFIは一度きりではなく、領域ごとに再利用・更新できると価値が上がります。質問テンプレートや評価軸を社内資産として整備し、定期的に見直すことで、市場変化に合わせた選定がしやすくなります。

RFIの戦略的利用

RFIを戦略的に使うとは、「情報を集める」だけでなく、「集めた情報で何を決めるか」を明確にしたうえで、RFP/RFQ、PoCへと無理なくつなぐことです。RFIは、調達・導入の精度を高めるための起点として活用するのが基本です。

RFIに関するよくある質問（FAQ）