RFPとは？ 10分でわかりやすく解説

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新規システムの導入や既存システムの改修では、「何を作るか」「どこまでを誰が担うか」が曖昧なまま進み、提案の比較ができずに迷子になりがちです。そこで役に立つのがRFP（提案依頼書）で、要件と評価軸を先に揃えることで、ベンダー提案を同じ土俵で見られるようになります。この記事では、RFPの基本から作り方、運用のコツまでを整理し、読了後に「自社はRFPを作るべきか」「何を書けば比較できるか」を判断できる状態を目指します。

RFPとは何か？基本的な概要

RFPの定義と目的

RFP（Request for Proposal）とは、企業や組織が特定のプロジェクトやサービスに関して、外部のベンダーに提案を求めるための依頼書です。依頼者側がプロジェクトの目的や要件、制約条件、評価基準を明確にし、複数の提案を同条件で比較できるようにするのが主目的です。

よくある誤解として、「RFPは仕様書そのもの」「すべてを細部まで確定しないと作れない」と考えてしまうケースがあります。実際には、RFPは“比較可能な提案”を引き出すための道具です。確定している点（目的、現状、必須要件、制約）と、提案してほしい点（方式、体制、進め方、リスク対策）を切り分けることが重要になります。

RFPが必要とされる背景

企業や組織がRFPを作成する主な理由は、次のような状況にあります。

1. プロジェクトが複雑・大規模で、社内だけでは要件や実現方式の選択肢を整理しきれない
2. 複数のベンダーから提案を収集し、価格だけでなく体制・品質・進め方まで含めて比較したい
3. 稟議・監査・ガバナンスの観点から、選定の根拠（評価軸・比較表）を説明可能にしておきたい
4. 予算・期限・リソースなどの制約が厳しく、途中での手戻りを減らしたい

特にシステム導入では、要件の解釈違いが最終的なコスト増や納期遅延に直結しやすいです。RFPは、提案の入口で「認識のズレ」を潰すための文書でもあります。

RFPを作成する側と受ける側の関係性

RFPを作成する側（依頼者）と受ける側（ベンダー）は、次のような関係性にあります。

ポイントは、依頼者が「丸投げ」をしないことです。ベンダーに提案を求めるほど、依頼者側も“判断材料”を提示しないと、提案はバラバラになり比較不能になります。

RFPの一般的な流れと構成要素

RFPを用いた一般的な流れは、次の通りです。

1. 依頼者が目的・現状・課題・制約を整理し、RFPを作成する
2. 候補ベンダーに配布し、質疑応答期間（Q&A）を設ける
3. ベンダーが提案書・見積・体制案・スケジュール案を提出する
4. 依頼者が評価（書類・プレゼン・デモ・リファレンス）し、選定する
5. 契約・キックオフを行い、プロジェクトを開始する

構成要素としては、次の項目を押さえると、提案が比較しやすくなります。

• 背景と目的（なぜ今やるのか、成功条件は何か）
• 現状（業務フロー、システム構成、課題、制約）
• スコープ（対象範囲／対象外、責任分界）
• 要件（必須／望ましい、性能、セキュリティ、運用）
• スケジュール（マイルストーン、移行期限、繁忙期制約）
• 予算・見積条件（前提、費用区分、保守運用の扱い）
• 評価基準（重み付け、必須条件、失格条件）
• 提出物・提出方法（体裁、締切、連絡窓口、質疑方法）
• 契約条件の前提（知財、秘密保持、検収、変更管理）

RFI・RFQとの違い

似た言葉としてRFIやRFQがあります。混同すると、ベンダー側の出力が揃わず、意図した比較ができません。

• RFI（Request for Information）：情報収集。市場の選択肢や方式、概算感を掴む段階に向く
• RFP（Request for Proposal）：提案依頼。実現方式・体制・計画・費用を含めて比較する段階に向く
• RFQ（Request for Quotation）：見積依頼。仕様や前提が固まっており、価格比較が中心の段階に向く

「まだ要件が固まらないのにRFQを出す」と、前提条件がベンダーごとに異なり、見積比較が崩れます。逆に「仕様が固まっているのにRFPで“自由提案”を求める」と、評価が主観的になりやすいです。今の成熟度に合った依頼形を選ぶのが安全です。

RFPの重要性と効果

RFPは、システム導入・改修の成功確率を高めるための“段取り”です。特に、要件の言語化と評価軸の合意を先に作れる点が大きな価値になります。

RFPがもたらすメリット

• 目的・成功条件が整理され、関係者の合意形成が進めやすくなる
• ベンダー提案の比較ができ、選定理由を説明可能になる
• 契約・検収・変更管理など、後工程の揉めどころを前倒しで潰せる
• 「想定外の追加要件」や「認識違い」による手戻りを減らせる

RFPによる要件定義の明確化

RFP作成では、目的・要件・制約を“文章として”明確に定義することが求められます。ここで重要なのは、要件を「機能」だけで終わらせないことです。たとえば次の観点まで揃うと、提案の質が上がります。

• 業務要件：誰が、どの頻度で、何に困っているか（現場の“痛み”）
• 非機能要件：性能、可用性、拡張性、保守性、運用負荷
• 移行要件：データ移行、並行稼働、切替手順、ロールバック方針
• セキュリティ要件：認証、権限、監査ログ、脆弱性対応、委託先管理

「どの要件が必須で、どこは提案に委ねるか」を整理しておくと、比較の精度が上がり、選定後の変更も減らせます。

RFPを活用したベンダー選定の最適化

RFPに評価基準が明記されていれば、提案は“評価される形”で返ってきやすくなります。比較の際は、次の観点を揃えると判断がぶれにくいです。

• 要件適合：必須要件の充足、前提の齟齬の有無
• 実現性：体制、スケジュール、品質保証、リスク対策
• 運用の現実性：運用負荷、監視、障害対応、保守契約の範囲
• 費用の透明性：初期／運用、ライセンス、追加開発、変更時単価

「価格が安い」だけで選ぶと、運用費・変更費・追加費が膨らむことがあります。TCO（総保有コスト）の観点で評価項目を用意すると、長期的な後悔を減らせます。

RFPがプロジェクト成功に与える影響

RFPは、プロジェクト開始前に“揉めやすい論点”を明文化する行為でもあります。たとえば次の論点を先に書いておくと、成功に直結します。

• 責任分界：依頼者とベンダーの役割、成果物の範囲
• 検収条件：受入基準、テスト観点、合否判定の方法
• 変更管理：追加要件の扱い、見積・承認フロー、スコープ変更の定義
• コミュニケーション：会議体、意思決定者、エスカレーション

結果として、提案段階から共通理解が作られ、選定後の「言った・言わない」を減らしやすくなります。

RFPの作成プロセスと注意点

RFPは“文書作成”というより、“社内整理”の成果物です。ここでは、作成の流れと、つまずきやすい点を具体的に整理します。

RFP作成の準備段階

• 目的と成功条件：KPI、業務効果、制約（期限・監査・規制）
• 現状の把握：業務フロー、既存システム、データ、課題、運用体制
• 関係者の合意：利用部門、情シス、経理、法務、セキュリティ部門の論点整理
• 候補ベンダー像：必要な専門性、実績、サポート体制の要件

曖昧な点や不明確な部分が残ると、提案が比較不能になりやすいため、準備段階で「最低限の前提」を揃えておくことが重要です。

RFPの項目と内容の決定

項目は網羅するだけでなく、「ベンダーが提案を作れる情報」になっているかが重要です。たとえば、次のように書けると具体性が出ます。

• スコープ：「対象業務」「対象拠点」「対象ユーザー数」「対象データ」などの境界を明記する
• 要件：必須／要望に分け、優先度や背景（なぜ必要か）も添える
• 前提条件：クラウド可否、オンプレ制約、利用可能な既存基盤（ID、NW、端末）
• 成果物：設計書、手順書、教育資料、運用設計、移行計画などの範囲

「何が未決で、何を提案してほしいか」も明記すると、ベンダー側の判断が揃いやすくなります。

RFPの評価基準の設定

評価基準は、公平性・透明性の観点だけでなく、提案を“同じ粒度”で返してもらうためにも必要です。実務では次のような設計が使われます。

• 必須条件：満たさない場合は失格（例：特定のセキュリティ要件、法令対応）
• 点数評価：要件適合、体制、運用、費用などを配点し比較する
• 重み付け：価格より運用や安全性を重視するなど、意思を反映する

また、見積比較の精度を上げるために、次のような「見積前提」も指定すると効果的です。

• 費用区分（初期／月額／従量／保守／変更）
• 含める作業（要件定義、設計、開発、テスト、移行、教育、運用設計）
• 前提（想定人数、データ件数、外部連携数、環境数）

RFP作成における留意点とコツ

• 曖昧語を避ける：「できれば」「なるべく」「十分に」などは、判断基準が揺れやすい
• 専門用語は最小限に：使うなら定義を書く（関係者の理解も揃う）
• 過不足のない“比較軸”を用意：自由記述が多いほど、比較が主観になる
• Q&Aの運用を設計：質問期限、回答の共有範囲、回答の版管理を決める

加えて、RFPの質を上げるコツは「ベンダー目線で読んでみる」ことです。たとえば、RFPを一度“第三者に読んでもらい”、不足情報（現状、制約、成功条件）が指摘されるかを確認すると、提案の揃い方が変わります。

RFPで失敗しやすいポイントと回避策

RFPは便利ですが、作り方や運用を誤ると逆効果になります。ここでは、実務で起きやすい失敗と対策を整理します。

要件が曖昧で「提案が比較できない」

同じテーマでも、前提条件がベンダーごとに異なると、価格もスケジュールも比較できません。回避策としては、次を必ず揃えます。

• 現状（課題、構成、ユーザー数、運用体制）
• 必須要件（最小限の合格ライン）
• 前提条件（クラウド可否、既存基盤、移行期限）

「仕様を決めすぎて」ベンダーの工夫が消える

方式まで固定してしまうと、より良い提案が出にくくなります。回避策は、目的と制約は固定し、方式は提案領域として残すことです。たとえば「応答時間」「可用性」「監査ログ」などの成果条件で書き、方式（製品・アーキテクチャ）は提案させる形にすると、比較しながら最適解に寄せられます。

選定後に揉める（検収・変更・責任分界）

提案段階で曖昧なまま進むと、契約後に負担が膨らみます。回避策として、RFPに次の“枠”を入れておくと効果的です。

• 成果物一覧と、誰が承認するか
• 検収の考え方（受入試験、合否、再試験）
• 変更管理（追加要件の扱い、承認フロー）
• 運用移行（教育、手順書、引継ぎ、保守範囲）

セキュリティや法務の論点が後回しになる

個人情報・機密情報を扱う場合、後から「委託先管理」「ログ」「アクセス権」「データ保管場所」などが論点化します。回避策として、早い段階で法務・セキュリティ部門を巻き込み、RFPに最低限の要件を入れておきます。

• 秘密保持（NDA）と、提供資料の扱い
• データの所在（保管場所、バックアップ、削除）
• 監査・証跡（ログの範囲、保管期間、閲覧権限）
• 脆弱性対応（パッチ、報告、SLA）

RFPの活用方法とベストプラクティス

RFPを効果的に運用するための体制づくり

RFPは、作ることよりも「運用」が結果を左右します。特に、意思決定の遅れや部門間の温度差があると、選定が長期化します。次の点を事前に決めておくと運用が安定します。

• 作成責任者（取りまとめ）と、意思決定者（最終判断）
• 評価メンバー（利用部門／情シス／セキュリティ／法務など）
• 会議体と承認フロー（誰が何を決めるか）
• 質疑応答の窓口（連絡経路の一本化）

RFPによる提案の評価と比較

評価は「主観の合戦」になりやすいので、型を作るのが安全です。たとえば、次の手順が現実的です。

• 必須条件の充足確認（未達は失格または要再提案）
• 評価表で採点（要件適合・体制・運用・費用・リスク）
• プレゼン／質疑で前提条件と不足情報を補う
• 必要に応じてデモやPoCで現実性を検証する

特に「運用」が見落とされやすいので、障害時の対応、問い合わせ窓口、保守範囲、変更時の単価など、運用の現実性を評価項目に入れておくと、導入後の負担が読めます。

RFPを通じたステークホルダー間のコミュニケーション

依頼者とベンダーのコミュニケーションは、提案の品質に直結します。運用のポイントは次の通りです。

• 質問は期限を区切り、回答は全社（全ベンダー）に同時共有する
• 回答で前提が変わる場合は、RFPの版を上げて明記する
• プレゼンでは「提案の前提」「リスク」「代替案」を必ず説明してもらう

これにより、情報格差や誤解を減らし、公平性も担保しやすくなります。

RFPの事後評価とフィードバック

プロジェクト終了後に振り返りを行うと、次回のRFPが劇的に良くなります。事後評価では次を確認します。

• 当初の目的・成功条件が達成されたか（効果・KPI）
• 要件の漏れ・誤解がどこで発生したか（RFPの改善点）
• 評価基準は適切だったか（配点や必須条件の妥当性）
• 見積前提のズレがなかったか（費用増の原因）

RFPは「一度作って終わり」ではなく、改善していく運用品質が成果を左右します。

まとめ

RFPは、システム導入や改修において、目的・要件・制約・評価軸を先に揃え、ベンダー提案を比較可能にするための重要な文書です。適切に作成・運用すれば、要件の明確化、選定の納得感、手戻り削減、契約後の揉めごと抑止につながります。自社の成熟度に応じてRFI・RFP・RFQを使い分け、評価基準と見積前提を整えたうえで、関係者の合意形成まで含めて“段取り”として活用することが成功の近道です。

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