IT用語集 2025/04/01

テレワークの勤怠管理とは？｜把握すべき項目と運用のポイント

テレワークの勤怠管理とは？確認項目・ルールの決め方・よくある課題を解説

テレワークの勤怠管理とは、離れた場所で働く従業員について、始業・終業、休憩、残業、中抜け、申請・承認、打刻修正などを、どの方法で記録し、どの基準で確認するかを定めることです。勤怠管理で先に決めるべきなのは、ツールの種類ではありません。何を勤務時間として扱い、誰がどの記録を確認し、例外時にどう補正するかという運用基準です。

厚生労働省のテレワークガイドラインでは、通常の労働時間制度でテレワークを行う場合でも、使用者が労働時間を適正に把握する責務を負う考え方が示されています。始業・終業は、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録など客観的な記録を基礎に確認するのが原則です。やむを得ず自己申告を使う場合も、申告方法、確認方法、客観記録との差異がある場合の補正手順まで含めて設計しておく必要があります。

テレワークの勤怠管理で特に曖昧になりやすいのは、休憩、中抜け、残業申請、打刻修正、例外時の連絡手順です。ここが決まっていないと、打刻できる仕組みを導入しても、部署や上司ごとに判断が変わります。勤怠管理は、労働時間を説明できる状態にするための運用設計として考える必要があります。

テレワークの勤怠管理とは

テレワークの勤怠管理は、単に打刻を残す作業ではありません。労働時間、休憩、残業、申請、承認、修正履歴を、後から説明できる形で記録する運用全体を指します。オフィス勤務では把握しやすかった着席、離席、退勤の動きが見えにくくなるため、勤務時間として扱う範囲を言葉で定め、記録方法へ反映する必要があります。

勤怠管理と業務管理の違い

勤怠管理は、労働時間、休憩、残業、申請・承認を管理するものです。業務管理は、進捗、成果、タスク、納期を管理するものです。この二つを混ぜると、「成果が出ているから打刻は細かく確認しない」「長時間オンラインなら働いているはずだ」といったずれが起こります。前者は労務管理を曖昧にし、後者は過剰な監視につながりやすくなります。

テレワークでは、勤怠管理と業務管理を分けることが重要です。勤怠では始業・終業、休憩、残業、中抜け、申請・承認を確認し、業務管理ではタスク、成果物、納期、進捗を確認します。両者を分けることで、労働時間管理と成果管理のどちらも説明しやすくなります。

テレワークで勤怠管理が難しくなる理由

テレワークで勤怠管理が難しくなる理由は、在宅勤務そのものが特殊だからではありません。オフィスでは把握しやすかった行動を、どの記録で代替して確認するかが決まっていないためです。始業を打刻時点で扱うのか、PC起動時点で扱うのか、休憩を自動控除にするのか、実績入力にするのか、残業は事前承認を原則にするのか。これらが上司ごとに変わると、同じ制度でも運用結果はそろいません。

また、テレワークでは中抜けや短時間の離席が起こりやすくなります。通院、保育園の送迎、宅配対応、家族対応など、勤務中に一時的に業務から離れる場面があります。実態に合わない厳格なルールを置くと記録と実態が乖離し、自由度だけを優先すると勤怠記録の正確性が下がります。どの時間を勤務時間から除くのか、どの場面で申請や報告を求めるのかを先に決める必要があります。

テレワークの勤怠管理で確認すべき項目

勤怠管理で先に決めておきたい項目は、次の五つです。制度設計とツール選定を分けて考えるためにも、まずは確認項目を整理します。

始業・終業	勤務の開始と終了を何で確認するかを決めます。客観的記録を基礎にするか、自己申告を併用するかも整理します。
休憩	自動控除にするか、実績入力にするかを決めます。短時間離席と法定休憩をどう切り分けるかも確認します。
残業	事前承認を原則にするかを決めます。やむを得ない事後申請を認める条件も整理します。
中抜け	中抜け時間を把握するか、始業・終業時刻のみで管理するかを決めます。報告対象となる場面も明確にします。
申請・記録	誰が申請し、誰が承認し、どの履歴を残すかを決めます。打刻修正や例外時の手順も対象にします。

始業・終業

始業・終業は、勤怠管理の土台です。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、始業・終業時刻の確認方法として、使用者による現認のほか、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録など客観的な記録を基礎にする方法が示されています。テレワークでも、この考え方を基礎にできます。

自己申告を使う場合でも、単に本人申告だけで完結させる扱いは避けるべきです。申告方法、申告期限、管理者の確認方法、客観記録との差異が大きい場合の確認・補正手順を定めておくと、後から説明しやすくなります。特に、PC使用時間、ログイン記録、チャット利用状況などがある場合は、それらを勤怠記録の補助情報としてどの範囲で参照するかも明確にします。

休憩

休憩は、テレワークで曖昧になりやすい項目です。自宅では、休憩を取らずに働き続ける人もいれば、私用で席を外した時間を休憩として記録しない人もいます。法定休憩をどう付与するか、記録は自動控除か実績入力か、短時間離席をどこまで休憩として扱うかを先に決めておく必要があります。

自動控除は処理を簡略化しやすい一方、実際に休憩を取っていない場合の把握が難しくなります。実績入力は実態に近づけやすい一方、入力漏れや確認負担が増えます。どちらを採用する場合でも、管理者が未取得や長時間労働の兆候を確認できる仕組みを用意することが重要です。

残業

残業では、事前承認を原則にするかどうかで運用の安定性が変わります。テレワークでは勤務の区切りが曖昧になりやすく、本人が気づかないまま所定時間を超えることもあります。毎回の事後申請が常態化すると、管理者も人事・労務部門も実態を確認しにくくなります。

通常は事前承認、急な障害対応や顧客対応など例外場面だけ事後報告という形に分けると、残業の記録と承認をそろえやすくなります。事後申請を認める場合も、理由、作業内容、発生時間、承認者の確認事項を記録できるようにしておく必要があります。

中抜け

中抜けは、テレワークで運用差が出やすい論点です。厚生労働省のテレワークガイドラインでは、中抜け時間について、使用者が把握する運用も、把握せず始業・終業時刻のみを把握する運用もあり得ると整理されています。把握する場合は、終業時に労働者から報告させる方法や、休憩時間、時間単位年休として扱う方法が例として示されています。

つまり、中抜けを必ず分単位で管理しなければならないとは限りません。自社の制度、業務内容、労務管理の精度に合わせて、どの場面で報告を求めるのか、勤務時間に含めない時間をどう扱うのかを就業規則等で定めておく必要があります。

申請・承認・記録の残し方

勤怠に関わる申請には、残業、休日勤務、打刻修正、勤務場所変更、中抜け、急な離席などがあります。申請項目を増やしすぎると現場の負担が上がり、少なすぎると後から確認する作業が増えます。問題になりやすい項目を申請対象にし、承認者、代行承認、修正履歴の残し方を決めておく必要があります。

特に打刻修正は、後から実態を確認しにくい項目です。修正理由、修正前後の時刻、申請者、承認者、承認日時を残せるようにしておくと、月末処理や監査時の確認がしやすくなります。

テレワークの勤怠管理ルールの決め方

ルールを作るときは、通常時と例外時を分けて考えると運用しやすくなります。通常時だけ整っていても、通信障害、端末故障、停電、外出、打刻漏れの場面で手順が止まると、月末にまとめて修正する運用へ戻りやすくなります。

1. 役割を分ける

従業員は打刻と申請、直属の上司は一次確認と承認、人事・労務部門は制度運用と差異確認、というように役割を分けます。上司が制度判断まで抱え込むと、部署ごとの差が広がります。

役割を分ける際は、誰が何を見るのかも明確にします。上司は日次・週次の未打刻や残業申請を確認し、人事・労務部門は月次の集計、基準超過、未承認、修正履歴を確認する、といった分担にすると管理しやすくなります。

2. 例外時の手順を先に決める

打刻できない、ネットワークにつながらない、端末が故障した、勤務場所を急に変えた、承認者が不在だった、という場面は発生します。例外時の連絡方法、代替記録、修正申請の期限まで決めておくと、特定の担当者だけが判断を抱えにくくなります。

例外時の手順がないと、従業員はチャット、メール、口頭などばらばらの方法で連絡し、管理者は後から記録を探すことになります。勤怠管理上必要な情報を一つの申請経路に集約できるようにします。

3. 常時接続と勤怠確認を切り分ける

管理者の不安から常時オンラインや細かな在席報告を求める運用に寄ると、勤怠管理と監視が混ざります。勤怠で確認すべきなのは、始業、終業、休憩、残業、中抜け、申請・承認です。チャットの既読やオンライン表示を勤怠の代わりに使い始めると、労働時間の記録として説明しにくくなります。

画面監視や在席確認ツールを使う場合でも、目的、対象範囲、保存期間、確認者を明確にする必要があります。勤怠確認のために必要な記録と、業務管理やセキュリティ管理のための記録を混同しないことが重要です。

4. 就業規則と運用手順を分ける

制度の枠組みは就業規則や社内規程で定め、日々の打刻方法や申請の流れは手順書で管理すると、変更に対応しやすくなります。特に中抜けや勤務場所変更のように運用差が出やすい項目は、規程だけでなく、具体的な申請方法、承認者、記録項目まで手順書に記載する必要があります。

就業規則で定めるべき事項と、手順書で定めるべき事項を分けると、制度変更が必要なものと運用改善で対応できるものを整理しやすくなります。

テレワークの勤怠管理でよくある課題と対処

打刻漏れが続く

打刻漏れは、本人の注意だけでは減りません。未打刻通知、日次確認、上司への一覧通知、修正期限の設定を組み合わせると、月末にまとめて修正する状態を減らしやすくなります。

打刻漏れが多い場合は、本人の不注意だけでなく、打刻方法が分かりにくい、モバイル打刻に対応していない、始業時の業務導線と打刻が分離している、といった原因も確認します。

休憩が曖昧になる

休憩の定義が曖昧なままだと、働き続ける人と長く席を外す人で差が出ます。法定休憩、短時間離席、中抜けの区分をあらかじめ示し、記録方法を統一しておくと、判断のぶれを抑えやすくなります。

休憩を自動控除する場合は、実際に休憩を取れていない従業員をどう確認するかを決めます。実績入力にする場合は、入力漏れをどう検知するかを決めます。

残業の事後申請が増える

忙しかったため後で申請するという運用が続くと、残業管理は弱くなります。申請が遅れた理由の記録、事後申請を認める条件、承認者の確認ポイントを決めておくと、例外処理を通常運用にしない管理がしやすくなります。

残業の事後申請が多い部署では、業務量、納期設定、会議時間、顧客対応の発生時間も確認します。勤怠記録だけを修正しても、残業の原因が残るためです。

勤怠と業務報告が二重入力になる

日報、チャット、カレンダー、打刻、タスク管理がばらばらだと、入力負担が上がります。勤怠は労働時間管理に必要な項目へ絞り、進捗や成果は別の管理方法に分ける方が、記録の目的を保ちやすくなります。

二重入力を避けるには、勤怠ツール、カレンダー、チャット、タスク管理ツールの役割を決める必要があります。勤怠ツールには労働時間と申請履歴を残し、業務の進捗はタスク管理ツールで確認する、といった線引きが有効です。

監視を強めすぎて反発が出る

画面監視や過剰な在席確認は、管理負荷と従業員の反発の両方を生みやすくなります。導入する場合でも、目的、対象範囲、保存期間、確認者を明確にし、勤怠確認と混同しない設計にする必要があります。

勤怠管理で先に整えるべきなのは、始業、終業、休憩、残業、中抜け、申請・承認を説明できる記録です。オンライン表示や画面状態を労働時間の代替指標として扱うと、実態とずれるおそれがあります。

テレワークの勤怠管理ツールを選ぶときの確認点

勤怠ツールで確認すべきなのは、機能の多さより、自社のルールに合わせて運用できるかです。始業・終業、休憩、中抜け、残業申請、打刻修正、承認、未打刻通知、修正履歴の保存といった項目を、無理なく管理できるかを確認します。

他ツールとの連携も確認が必要です。チャット、カレンダー、ID管理、モバイル打刻との相性が悪いと、手作業が増えます。勤怠管理ツールだけで完結させようとせず、認証、端末管理、接続方式、ログ管理との関係も合わせて確認します。

また、テレワークの接続方式によっても、勤怠管理の補助情報の取りやすさは変わります。例えば、VPN方式、VDI方式、リモートデスクトップ方式では、端末管理や接続ログの扱いが異なります。これらは勤怠記録そのものの代替にはなりませんが、運用状況を確認する補助情報にはなります。MDM、多要素認証、情報漏えい対策も合わせて確認すると、制度とシステム運用のずれを小さくしやすくなります。