テレワークのルール整備とは？就業規則・勤務規程・運用手順で決める項目

テレワークのルール整備とは、働く場所をオフィスの外へ広げる前に、対象業務、対象者、勤務場所、労働時間、費用負担、端末利用、情報管理、通常時・緊急時の連絡方法を文書化し、労使で共有する作業です。就業規則やテレワーク勤務規程で制度の枠組みを定め、運用手順で日々の作業を具体化します。

ルールが曖昧なまま始めると、部署や上長によって扱いが分かれます。ある部署では自宅勤務だけを認め、別の部署では外出先での作業も認める。中抜けの扱い、通信費の負担、私物端末の利用、紙資料の持ち出しも、人によって判断が変わる。これでは従業員から見た公平性も、管理者の説明責任も、情報セキュリティも保てません。

特に問題になりやすいのは、労務管理とセキュリティ管理を別々に作ることです。勤務場所を広げるなら、扱える情報、利用端末、通信環境、利用者と端末の確認方法、紛失時の連絡、ログ確認まで同時に詰めます。テレワークのルールは、従業員を縛るための文書ではありません。会社と従業員が同じ基準で働くための設計です。

• 規程で定める項目：対象者、対象業務、実施場所、テレワーク可能日、勤務時間、申請・承認、費用負担、服務規律
• 運用手順で具体化する項目：打刻、業務報告、離席連絡、端末故障時の連絡、紙資料の扱い、例外申請
• セキュリティルールで定める項目：利用者認証、端末認証、多要素認証、データ保存、印刷、外部サービス、ログ、インシデント報告
• 関連して確認する記事：テレワーク導入の進め方、テレワークの勤怠管理、テレワークセキュリティの基本

テレワークのルール整備で最初に固める項目

最初から規程文を書き始めると、形式だけ整って実務に合わない文書になります。先に固めるべきなのは、自社がどの範囲でテレワークを認めるのかという設計です。目的、対象業務、対象者、実施場所、テレワーク可能日、申請手続、利用端末、扱う情報が決まっていない状態では、条文を作っても現場で迷いが残ります。

厚生労働省のガイドラインでは、導入目的、対象業務、対象となり得る労働者の範囲、実施場所、テレワーク可能日、申請等の手続、費用負担、労働時間管理の方法、通常又は緊急時の連絡方法などを、あらかじめ労使で十分に話し合い、ルール化することが重要とされています。人事部門だけで完結させる話ではありません。現場、情報システム、総務、法務、管理職を巻き込む前提で進めます。

目的を決める

目的が曖昧な制度では、対象者や実施頻度を決められません。育児・介護との両立を支援するのか、通勤負担を減らすのか、災害時の事業継続を重視するのか、遠隔地人材の採用まで含めるのか。目的によって、認める勤務場所や頻度、必要なIT環境は変わります。

目的は一つに絞る必要はありません。ただし、複数あるなら優先順位を置きます。全社的な働き方改革と、特定職種の一時的な在宅勤務では、規程に書く範囲も、教育の対象も、セキュリティ要件も違います。

対象業務を棚卸しする

対象業務は、部署名ではなく業務単位で整理します。資料作成、データ入力、設計、企画、問い合わせ対応、承認作業、会議、顧客対応などに分け、社外から実施できる業務と、社内設備や紙資料がなければ難しい業務を切り分けます。

「この部署はテレワーク可」「この部署は不可」だけでは粗すぎます。同じ部署内でも、作業によって条件は異なります。紙の帳票、押印、専用端末、機密情報、顧客情報、現物確認が障壁なら、電子化や権限設計で解消できるかまで見ます。できない理由を並べるだけでは、制度改善につながりません。

対象者を決める

対象者は、雇用形態だけで線を引くと制度上の説明が弱くなります。正規雇用、非正規雇用、派遣労働者といった区分だけで対象外にするのではなく、業務内容、教育状況、扱う情報、勤務場所、管理体制をもとに条件を作ります。実際にテレワークを行わせる場面では、労働者本人の納得や労働条件の明示も確認します。

対象外にする場合も、理由を残します。現場作業、専用設備の操作、対面対応、紙原本の処理など、業務上の理由があるなら説明できます。逆に「上長が認めた場合」とだけ書くと、同じ条件の従業員でも扱いが分かれます。

就業規則・勤務規程・運用手順の分け方

テレワークのルールを、すべて就業規則に詰め込む必要はありません。全社共通で労働条件に関わる事項、テレワーク固有の条件、日々の操作手順を分けることで、読みやすく、更新しやすい文書になります。

就業規則や勤務規程には、安定して使う項目を置きます。運用手順には、ツールや組織変更に合わせて更新する項目を置きます。この分け方をしないと、規程が細かくなりすぎるか、現場で使う手順が不足します。

テレワーク勤務規程を別に作る場合も、就業規則の一部として扱うのか、社内規程として扱うのか、既存の勤務時間規程、服務規程、情報セキュリティ規程と矛盾しないかを確認します。就業規則に関わる変更が必要な場合は、所定の手続や労働者への周知も前提になります。既存規程と違うことを書いた場合、どちらを優先するのかが現場で問題になります。

規程で定めるべき主要項目

規程側では、会社全体で共通化すべき項目を定めます。ここに曖昧な表現を残すと、後から部署ごとのローカルルールが増えます。最低限、次の項目は明文化します。

対象者・対象業務

対象者は、職種、業務内容、勤務形態、教育状況、利用端末、扱う情報の範囲と結びつけて定めます。対象業務は、社外で実施してよい業務、条件付きで認める業務、原則として認めない業務に分けます。社外から重要情報へアクセスする業務では、ID・パスワードだけで足りるのか、多要素認証や端末認証を条件にするのかも併せて決めます。

たとえば、資料作成やオンライン会議は認めるが、紙原本の持ち出しを伴う業務は個別承認にする。顧客情報を扱う業務は、会社支給端末と指定サービスの利用を条件にする。こうした条件を組み合わせると、単純な可否ではなく、リスクに応じた運用にできます。

勤務場所

勤務場所は、自宅、サテライトオフィス、会社が承認した場所、外出先、ワーケーション先などに分けて定めます。労働条件の明示では、雇入れ直後や変更の範囲としてテレワークを行う場所を示す必要がある点にも注意します。

勤務場所を広く認めるほど、情報管理の条件も増えます。外出先での作業を認める場合は、画面のぞき見、オンライン会議の音漏れ、公衆Wi-Fi、紙資料、端末紛失を想定します。場所だけを認め、扱ってよい情報や通信条件を定めない運用は危険です。

テレワークの種類では、在宅勤務、サテライトオフィス勤務、モバイル勤務の違いを整理しています。勤務場所のルールを作るときは、この分類と自社の許容範囲を対応させます。

実施頻度・申請・承認

実施頻度は、日数、曜日、月内上限、繁忙期の扱い、緊急時の例外まで含めて設計します。申請は、日単位、曜日固定、一定期間の包括承認など、自社の実務に合わせます。

承認時に見る項目もそろえます。勤務場所、対象業務、利用端末、利用システム、連絡先、扱う情報、紙資料の持ち出し有無。承認者が見るべき項目がばらつくと、承認は形式化します。

労働時間・休憩・中抜け

テレワークでも、労働基準法、最低賃金法、労働安全衛生法、労災保険法などの労働基準関係法令は適用されます。始業・終業、休憩、時間外労働、休日労働、深夜労働の扱いは、オフィス勤務と同じ前提で整理します。そのうえで、テレワーク特有の中抜け、部分在宅、就業場所間の移動時間をどう扱うかを定めます。

中抜け時間は、把握する方法と、把握しない方法の両方が考えられます。把握するなら、休憩時間、終業時刻の繰り下げ、時間単位年休などの扱いを決めます。把握しないなら、始業から終業までの間を、休憩時間を除いて労働時間として扱う前提になります。

部分在宅にも注意が要ります。午前は自宅で勤務し、午後からオフィスへ出勤する場合、移動時間を休憩として扱うのか、業務命令による移動として労働時間に該当するのか。事例ごとに個別対応すると混乱するため、規程や運用手順で扱いを示します。

詳しい論点は、テレワークの勤怠管理で確認してください。この記事では、規程として先に定める項目に絞っています。

費用負担

費用負担は、通信費、電気代、周辺機器、椅子・机、サテライトオフィス利用料、モバイル回線、プリンター、文具などに分けて整理します。会社負担、従業員負担、定額支給、実費精算のどれにするのか、申請方法、上限、対象外費用まで定めます。

労働者に情報通信機器、作業用品その他の負担をさせる定めを置く場合は、就業規則への記載が論点になります。ここを曖昧にすると、従業員の不満だけでなく、制度上の不備にもつながります。

税務上の扱いは、支給方法によって変わります。国税庁のFAQでは、在宅勤務に通常必要な費用について実費相当額を精算する方法で支給する一定の金銭は給与として課税する必要がない一方、返還不要の在宅勤務手当は給与として課税する必要があるとされています。社内規程を作る段階では、労務管理資料に加えて税務上の資料も確認します。

服務規律・禁止事項

服務規律では、テレワーク中の行動を具体的に示します。第三者が閲覧できる場所で機密情報を扱わない、会社が認めていないクラウドサービスへ業務ファイルを保存しない、私用メールや個人チャットで業務情報を送らない、オンライン会議の録画を無断で共有しない、といった項目です。

「情報漏えいに注意する」だけでは足りません。禁止する保存先、承認が必要な作業、印刷の可否、紙資料の廃棄方法、画面共有前の確認、会議録画の保存期間まで行動単位で書きます。

運用手順で具体化する内容

規程は制度の土台です。運用手順は、従業員と管理者が実際に使う作業手順です。ここが弱いと、制度は存在していても現場では使われません。

勤怠記録と業務報告

始業・終業・休憩・中抜け・時間外労働の記録方法を決めます。勤怠システム、メール、チャット、ワークフローなど複数の手段を使う場合は、どれを正式記録とするかを明確にします。

業務報告も同じです。毎日の開始報告・終了報告を求めるのか、週次の進捗報告にするのか、緊急時だけ連絡するのか。報告を増やしすぎると、監視感が強まり、管理者の確認負担も増えます。目的を、労働時間の把握、業務進捗、緊急連絡のどれに置くのか分けます。

連絡体制と緊急時対応

テレワークでは、端末故障、通信障害、アカウントロック、端末紛失、マルウェア感染の疑い、オンライン会議の誤共有など、オフィス勤務とは違うトラブルが起きます。通常時の連絡先と、緊急時の連絡先を分けて示します。

「上長に連絡」だけでは不十分です。情報システム部門、人事・総務、セキュリティ担当、外部委託先、夜間・休日の窓口を整理し、連絡手段も明記します。連絡先が社内システム上にしかない場合、システム障害時に確認できません。端末外でも確認できる方法を用意します。

端末利用

会社支給端末を使うのか、私物端末を認めるのかを決めます。会社支給端末では、OS更新、マルウェア対策、暗号化、リモートワイプ、画面ロック、管理者権限の制限を会社側で統制しやすくなります。あわせて、接続時に利用者本人を確認するのか、許可された端末であることまで確認するのかを決めます。多要素認証やデジタル証明書は、その条件を満たすための有力な選択肢になります。

BYODを認める場合は、条件をさらに細かくします。OS更新、マルウェア対策、家族共用の禁止、業務データ保存の可否、退職時のデータ削除、端末紛失時の連絡、会社が確認できる範囲。ここを曖昧にしたまま私物端末を認めると、事故時に説明できません。

BYODの詳細は、BYODでテレワークを行う場合で扱います。ルール整備では、認める範囲と禁止する範囲を先に分けてください。

情報の保存・持ち出し・廃棄

業務データをどこに保存してよいかを決めます。端末ローカル、社内ファイルサーバー、会社指定のクラウドストレージ、業務アプリ内、外部記録媒体、紙資料。保存先ごとに、可否、承認者、保存期間、削除方法を分けます。

紙資料やUSBメモリは、例外扱いにした方が安全です。持ち出す資料名、承認者、持ち出し期間、返却方法、廃棄方法を記録します。ファイルの外部共有についても、共有リンクの有効期限、パスワード、ダウンロード可否、共有先確認をルール化します。

オンライン会議とチャット

オンライン会議では、会議URL、参加者確認、録画、画面共有、背景に映り込む情報、発言内容、会議タイトルに含める情報を決めます。重要情報を会議タイトルや録画ファイル名に入れると、通知やカレンダー共有を通じて情報が広がる場合があります。

チャットでは、私用アカウント、個人スペース、外部ゲスト、ファイル添付、スクリーンショットの扱いを決めます。会話の早さだけを優先すると、正式な記録や承認が残らない場面が出ます。チャットでよい連絡と、ワークフローやメールで残す連絡を分けます。

セキュリティルールは方式ごとに変える

テレワークのセキュリティルールは、全員に同じ注意喚起を配るだけでは足りません。VPN方式、リモートデスクトップ方式、仮想デスクトップ（VDI）方式、セキュアコンテナ方式、セキュアブラウザ方式、クラウドサービス方式、スタンドアロン方式では、守るべきポイントが違います。特に社外から社内システムやクラウドサービスへ接続する場合は、通信経路だけでなく、利用者と端末をどう確認するかが重要です。

総務省のテレワークセキュリティガイドラインでは、ルール、人、技術のバランスや、経営者、システム・セキュリティ管理者、テレワーク勤務者の役割が整理されています。中小企業向けの手引きでは、方式別のチェックリストも用意されています。規程を作る段階で、この二つの資料の役割を分けて使うと、一般論と具体的な実施項目を混同しにくくなります。

方式の比較は、テレワーク方式の比較で整理しています。方式選定から確認する場合は、テレワーク方式の選び方も併せて確認してください。

ルールが機能しない典型例

テレワークのルールは、作っただけでは機能しません。守れないルール、読まれないルール、判断できないルールは、現場で形だけになります。公開前・運用前に、次の失敗を潰します。

抽象的な注意喚起で終わっている

「適切に管理する」「情報漏えいに注意する」「必要に応じて報告する」といった表現だけでは、従業員は行動を決められません。保存してよい場所、禁止するサービス、報告期限、承認者、例外時の手順まで書く必要があります。

抽象語を残すなら、その下に具体例を置きます。たとえば「会社が許可したクラウドサービスのみ利用する」と書くなら、許可サービスの一覧、申請方法、禁止サービスの例、例外承認の有無まで示します。

承認者が多すぎる

承認ルートが複雑すぎると、現場は非公式な対応に流れます。通常時の申請、緊急時の事後報告、情報持ち出しの個別承認、端末紛失時の緊急連絡を同じ承認フローに載せると、必要な対応が遅れます。

通常時は簡潔に、リスクの高い作業は厳格に。承認の重さを分けることが、運用を止めないための条件です。

IT環境とルールが合っていない

端末保存を禁止しているのに、業務アプリがローカル保存を前提にしている。外部共有を禁止しているのに、承認済みの共有手段がない。時間外アクセスを制限したいのに、システム側で制御できない。こうした状態では、現場はルールを守れません。

ルール整備は、制度部門だけでは完結しません。人事、総務、情報システム、現場部門が、対象業務と利用ツールを見ながら調整します。紙の規程だけ整っていても、ツールが追いついていなければ実務は崩れます。

例外対応が書かれていない

急な在宅勤務、家族の事情、通信障害、端末故障、災害、セキュリティ事故。例外は必ず起きます。例外時の連絡先、事後申請の可否、記録に残す項目を決めておかないと、管理者の個別対応に依存します。

例外対応は、制度の抜け道ではありません。通常手順では対応できない事態を、正式なルートに戻すための仕組みです。

導入後に見直す項目

テレワークのルールは、導入時に一度作って終わりではありません。対象部門、利用ツール、接続方式、扱う情報、働き方が変われば、ルールも見直します。

• 例外申請が多い項目
• 問い合わせが集中する手順
• 承認に時間がかかる項目
• 勤怠記録と実態がずれやすい場面
• 中抜け、部分在宅、移動時間の扱いで迷いが出た場面
• セキュリティ上のヒヤリハットが起きた場面
• 新しいツール、端末、接続方式を導入した場面
• 公的ガイドライン、法令、社内規程が更新された場面

特に、テレワークの対象を広げるときは注意が必要です。試行段階では問題にならなかった費用負担、問い合わせ対応、端末配布、ログ確認、外部共有の扱いが、全社展開で一気に表面化します。

見直しでは、従業員の不満だけでなく、管理者の承認負担、情報システム部門への問い合わせ、勤怠修正件数、インシデント報告件数も確認します。制度が使われていない場合は、ルールが厳しすぎるのか、手順が複雑なのか、対象業務と合っていないのかを切り分けます。

まとめ

テレワークのルール整備では、就業規則やテレワーク勤務規程で制度の枠組みを定め、運用手順で日々の作業を具体化します。対象者、対象業務、実施場所、テレワーク可能日、勤務時間、申請・承認、費用負担は規程側で整理し、勤怠記録、報告、端末利用、情報の持ち出し、例外対応は運用手順で扱います。

労務管理だけ、セキュリティだけを別々に決めると、現場では矛盾が出ます。勤務場所を認めるなら、扱う情報と端末条件も決める。私物端末を認めるなら、利用者認証、端末認証、保存制御、紛失時対応、退職時の扱いも決める。テレワークのルールは、制度、業務、IT環境をつなぐための設計です。

次に確認する内容は、導入段階ならテレワーク導入の進め方、勤務時間の扱いならテレワークの勤怠管理、端末や接続方式を含めた検討ならテレワークセキュリティの基本です。最初から完璧な文書を作るより、対象業務と実際の運用に合わせて、守れるルールへ落とし込むことが重要です。

参考情報

• 厚生労働省：テレワーク総合ポータルサイト
• 厚生労働省：関連資料
• 厚生労働省：テレワークモデル就業規則
• 総務省：テレワークにおけるセキュリティ確保
• 国税庁：パンフレット・手引

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